Fahrtkostenzuschuss erklärt.

Zusammengefasst

  • Auf den Punkt. Der Fahrtkostenzuschuss ist ein Gehaltszusatz, den du deinem Team für den Weg zur Arbeit gewährst - unabhängig davon, welches Verkehrsmittel sie wählen. A
    usgezahlt wird ein Betrag von 0,30 Euro pro Kilometer (0,35 Euro pro Kilometer ab dem 21. Kilometer) für die einfache Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz und nur für die Tage, an denen deine Mitarbeiter:innen am Arbeitsplatz sind.
  • Für wen. Der Fahrtkostenzuschuss kommt für alle Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Auszubildende und Minijobber auf 520-Euro-Basis in Frage.
  • Mitarbeiterbindung. Der Fahrtkostenzuschuss ist ein Mobilitätsbenefit und eignet sich als ein Instrument zur Mitarbeiterbindung, besonders für Mitarbeiter:innen, die etwas weiter weg wohnen.
  • Abrechnung & Versteuerung. Der Zuschuss ist ein Gehaltsextra und wird mit dem monatlichen Gehalt ausgezahlt. Gewährte Fahrtkostenzuschüsse werden mit 15% Lohnsteuer pauschal besteuert.
  • Zu beachten. Der Zuschuss kann nur Mitarbeiter:innen ausgezahlt werden, die regelmäßig zur Arbeit pendeln und es gilt in vielen Fällen eine jährliche Obergrenze von 4.500 Euro (gleiche Obergrenze wie bei Werbungskosten). Hinzu kommt: Gewährst du deinen Mitarbeiter:innen einen Fahrtkostenzuschuss, können sie diese Kosten in ihrer Steuererklärung nicht mehr als Werbungskosten geltend machen.

Was ist der Fahrtkostenzuschuss?

Das erklären wir dir hier:

  • Der Fahrtkostenzuschuss ist eine monatliche Zahlung mit dem Gehalt, die du deinen Mitarbeiter:innen als Ausgleich für ihre Kosten für die Fahrten zum Arbeitsplatz gewährst.
  • Der Fahrtkostenzuschuss gilt unabhängig vom Verkehrsmittel. Deinem Team steht es frei, wie es zur Arbeit kommt, ob mit Bus und Bahn, dem Fahrrad oder dem Auto.
  • Berücksichtigt werden die Tage, an denen deine Mitarbeiter:innen tatsächlich zur Arbeit pendeln. Pro Entfernungskilometer gibt es 0,30 Euro, ab dem 21. Kilometer sind es 0,35 Euro. Es zählt dabei die kürzeste bzw. verkehrsgünstigste Strecke.
  • Grundsätzlich können alle Mitarbeiter:innen, die regelmäßig ins Büro zum Arbeiten kommen, den Fahrtkostenzuschuss erhalten, d.h. sowohl Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte als auch Auszubildende und Minijobber:innen.
  • Bei Vollzeitbeschäftigten in deinem Team, die in der Regel täglich zum Arbeitsplatz pendeln, kann laut Gesetzgeber der Zuschuss ohne weitere Nachweise für 15 Tage im Monat angesetzt werden.
  • Als Gehaltsextra wird der Fahrtkostenzuschuss mit dem Gehalt ausgezahlt und mit lediglich 15% Lohnsteuer pauschal besteuert.
  • Arbeitet dein Team täglich im Homeoffice, kannst du deinem Team keinen Fahrtkostenzuschuss auszahlen. Kommt dein Team z.B. für zwei Tage in der Woche ins Büro, kannst du den Zuschuss auch nur für diese beiden Tage deinem Team gewähren.

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Für wen sich der Fahrtkostenzuschuss lohnt

Grundsätzlich steigert der Fahrtkostenzuschuss, wie andere Mobilitätsbenefits auch, die Motivation und Zufriedenheit deines Teams am Arbeitsplatz und ist damit ein wichtiges Instrument zur Mitarbeiterbindung.

Denn sie erhalten einen Ausgleich für die Kosten ihrer Fahrten zur Arbeit.

Besonders lohnt sich der Fahrtkostenzuschuss für Mitarbeiter:innen, die weiter weg vom Arbeitsplatz wohnen. Grundsätzlich kann man sagen, dass sich der Fahrtkostenzuschuss ab einer Entfernung von 17 Kilometern zwischen dem Wohnort und der Arbeitsstätte lohnt.

Mit einer pauschalen Besteuerung von 15% Lohnsteuer kommen viele Mitarbeiter:innen günstiger weg. Ein weiterer attraktiver Aspekt des Fahrtkostenzuschusses: Als monatlicher Zuschuss zum Gehalt müssen deine Mitarbeiter:innen nicht bis zum Jahresende oder bis zur Steuererklärung auf eine Erstattung ihrer Fahrtkosten warten.

Abrechnung und Versteuerung

Wie Fahrtkostenzuschüsse abgerechnet und besteuert werden, fassen wir dir in diesem Abschnitt zusammen:

Einen monatlichen Fahrtkostenzuschuss kannst du deinen Mitarbeiter:innen in Höhe der sonst abziehbaren Entfernungspauschale gewähren, das bedeutet pro Entfernungskilometer gibt es 0,30 Euro (0,35 Euro ab dem 21. Kilometer).

Die pauschale Lohnsteuer von 15% ist dabei von dir als Arbeitgeber zu übernehmen. Auf den Fahrtkostenzuschuss fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an. Für die Berechnung der Höhe des Zuschusses verwendest du die kürzeste oder verkehrsgünstigste Wegstrecke zwischen dem Wohnort deines Mitarbeiters und dem Bürostandort deines Unternehmens.

Beschließt du, deinen Mitarbeiter:innen einen höheren Betrag als 0,30 Euro pro Entfernungskilometer auszuzahlen oder ihnen einen Zuschuss für Tage zu gewähren, an denen sie im Homeoffice gearbeitet haben, dann unterliegt diese zusätzliche Leistung dem individuellen Steuersatz deiner Mitarbeiter:innen.

Entscheidest du dich dafür, deinen Mitarbeiter:innen zusätzlich ein Mobilitätsbudget zu anzubieten, dann kann dieses als Sachbezug bis zu 50 Euro pro Monat steuerfrei (oder darüber hinaus pauschal besteuert) zusätzlich zum Gehalt gewährt werden.

Wie verhält es sich, wenn deine Mitarbeiter:innen ausschließlich öffentliche Verkehrsmittel nutzen? Hier erweist es sich als sinnvoller, gleich einen ÖPNV-spezifischen Zuschuss, also z.B. das Jobticket anzubieten.

Denn seit 2019 kann das Jobticket auch über die Obergrenze des steuerfreien Sachbezugs von 50 Euro bezuschusst werden. So kann der steuerfreie Sachbezug von 50 Euro für andere Mobilitätsbenefits, wie z.B. ein flexibles Mobilitätsbudget, genutzt werden.

Mit dem Jobticket stellst du als Arbeitgeber deinen Mitarbeiter:innen kostenlose oder vergünstigte Monatsfahrkarten für den ÖPNV zur Verfügung, die nicht nur für den Arbeitsweg sondern auch für private Fahrten genutzt werden können.

Im Hinblick auf die Steuererklärung gilt es zu beachten: Erhalten deine Mitarbeiter:innen einen Fahrtkostenzuschuss, können sie in ihrer Steuererklärung keine Werbungskosten für die Fahrten zum Arbeitsplatz geltend machen.

Ein Fahrtkostenzuschuss ist daher im Sinne deiner Mitarbeiter:innen nur dann attraktiv, wenn die Entfernung der Wegstrecke zwischen Wohnort und Arbeitsplatz mindestens 17 Kilometer beträgt.

Für 78% der Bewerber spielen die angebotenen Benefits bei der Jobwahl eine entscheidende Rolle.

Unsere Mobilitätsexperten bei RYDES würden gerne ihr Wissen mit dir teilen, wie du deine betriebliche Mobilität organisieren kannst. Vereinbare einfach einen 30-minütigen Anruf mit uns!

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Was ist der Unterschied zwischen Fahrtkostenzuschuss und Pendlerpauschale?

Mit dem Fahrtkostenzuschuss ist nicht die Pendlerpauschale bzw. Entfernungspauschale gemeint.

Während der Fahrtkostenzuschuss ein freiwilliges Angebot von dir als Arbeitgeber ist, handelt es sich bei der Pendlerpauschale um ein staatliches Angebot an deine Mitarbeiter:innen und bietet ihnen die Möglichkeit ihre Fahrtkosten steuerlich abzusetzen.

Gemein haben beide Angebote den gewährten Betrag von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer (bzw. 0,35 Euro ab dem 21. Kilometer).

Fahrtkostenzuschuss und andere Mobilitätsbenefits

Der Fahrtkostenzuschuss ist ein Mobilitätsbenefit und damit als zusätzliche Leistung zum Gehalt ein effektives Instrument der Mitarbeiterbindung.

Du kannst den Zuschuss deinen Mitarbeiter:innen entweder als einzelnes Mobilitätsbenefit anbieten oder zusammen mit anderen, wie einem flexiblen Mobilitätsbudget.

Gewährst du deinen Mitarbeiter:innen einen höheren Betrag als die bereits genannten 0,30 Euro pro Kilometer oder bietest du ihnen ein Guthaben in Form eines Mobilitätsbudget zur Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln oder Sharing-Angeboten (z.B. Car-Sharing, Bike-Sharing, E-Scooter-Sharing) an, tragen deine Mitarbeiter:innen die individuelle zusätzliche Lohnsteuer.

Im Gegensatz zu einem Mobilitätsbudget oder dem Jobticket wird der Fahrtkostenzuschuss als Gehaltszusatz monatlich mit dem Gehalt direkt auf das Bankkonto deines Mitarbeiters oder deiner Mitarbeiterin überwiesen. Dadurch haben deine Mitarbeiter:innen diesen Betrag zur freien Verfügung.

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