Fahrtkostenzuschuss 2023 im Überblick: Das müssen Arbeitgeber wissen

Zusammengefasst

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• Auf den Punkt. Der Fahrtkostenzuschuss ist ein Gehaltszusatz, den du als Arbeitgeber deinem Team für den Weg zur Arbeit gewähren kannst - unabhängig davon, welches Verkehrsmittel sie wählen. Ausgezahlt wird ein Betrag von 0,30 Euro pro Kilometer für die einfache Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz und nur für die Tage, an denen deine Mitarbeiter:innen am Arbeitsplatz sind.
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• Für wen. Den Fahrtkostenzuschuss können alle Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Auszubildende und Minijobber auf 520-Euro-Basis erhalten.
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• Mitarbeiterbindung. Der Fahrtkostenzuschuss ist ein Mobilitätszuschuss oder Mobilitätsbenefit und eignet sich als ein Instrument zur Mitarbeiterbindung, besonders für Mitarbeitende, die etwas weiter weg von der Arbeitsstätte wohnen.
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• Abrechnung & Versteuerung. Der Fahrtkostenzuschuss ist ein Gehaltsextra und wird mit dem monatlichen Gehalt ausgezahlt. Gewährte Fahrtkostenzuschüsse werden mit 15% Lohnsteuer pauschal besteuert. Für Arbeitnehmer:innen ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei, denn der Arbeitgeber zahlt die Steuern. Dies kommt einer Nettolohnoptimierung gleich.
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• Zu beachten. Der Zuschuss kann nur Mitarbeitenden ausgezahlt werden, die regelmäßig zur Arbeit pendeln. Es gilt in vielen Fällen eine jährliche Obergrenze von 4.500 Euro (gleiche Obergrenze wie bei Werbungskosten). Hinzu kommt: Gewährst du deinen Mitarbeiter:innen einen Fahrtkostenzuschuss, können sie diese Kosten in ihrer Steuererklärung nicht mehr als Werbungskosten geltend machen.

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Inhalt

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Fahrtkostenzuschuss 2023 im Überblick:

• Der Fahrtkostenzuschuss ist eine monatliche Zahlung mit dem Gehalt, die du deinen Mitarbeitenden als Ausgleich für ihre Fahrtenkosten zum Arbeitsplatz gewähren kannst.
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• Der Fahrtkostenzuschuss gilt unabhängig vom Verkehrsmittel. Deinem Team steht es dabei frei, wie es zur Arbeit kommt, ob mit Bus und Bahn, dem Fahrrad oder dem Auto.
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• Berücksichtigt werden die Tage, an denen deine Mitarbeitenden tatsächlich zur Arbeit pendeln. Pro Entfernungskilometer gibt es 0,30 Euro. Es zählt dabei die kürzeste bzw. verkehrsgünstigste Strecke.
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• Grundsätzlich können alle Mitarbeitenden, die regelmäßig ins Büro zum Arbeiten kommen, den Fahrtkostenzuschuss steuerfrei erhalten, d.h. sowohl Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte als auch Auszubildende und Minijobber:innen.
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• Bei Vollzeitbeschäftigten in deinem Team, die in der Regel täglich zum Arbeitsplatz pendeln, kann laut Gesetzgeber der Zuschuss ohne weitere Nachweise für 15 Tage im Monat angesetzt werden.
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• Als Gehaltsextra wird der Fahrtkostenzuschuss mit dem Gehalt ausgezahlt und mit lediglich 15% Lohnsteuer pauschal besteuert, wobei der Arbeitgeber die Steuern zahlt. So ist für Arbeitnehmende der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei.
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• Arbeiten deine Mitarbeitenden täglich im Homeoffice, kannst du ihnen keinen Fahrtkostenzuschuss auszahlen. Kommen deine Mitarbeitenden z.B. für zwei Tage in der Woche ins Büro, kannst du ihnen den Zuschuss auch nur für diese beiden Tage gewähren.

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Grundsätzlich steigert der Fahrtkostenzuschuss, wie andere Mitarbeiterbenefits auch, die Motivation und Zufriedenheit deines Teams am Arbeitsplatz und ist damit ein wichtiges Instrument zur Mitarbeiterbindung. Denn sie erhalten einen Ausgleich für die Kosten ihrer Fahrten zur Arbeit.

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Besonders lohnt sich der Fahrtkostenzuschuss für Mitarbeitende, die weiter entfernt vom Arbeitsplatz wohnen. Grundsätzlich kann man sagen, dass sich der Fahrtkostenzuschuss für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen ab einer Entfernung von 17 Kilometern zwischen dem Wohnort und der Arbeitsstätte lohnt.

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Mit einer pauschalen Besteuerung von 15% Lohnsteuer, die vom Arbeitgeber übernommen wird, kommen viele Mitarbeitende günstiger weg und erhalten unter dem Strich eine Nettolohnoptimierung. Ein weiterer attraktiver Vorteil des steuerfreien Fahrtkostenzuschusses: Als monatlicher Zuschuss zum Gehalt müssen deine Mitarbeitenden nicht bis zum Jahresende oder bis zur Steuererklärung auf eine Erstattung ihrer Fahrtkosten warten.

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Fahrtkostenzuschuss Vorteile Arbeitgeber

• Eine attraktive Zusatzleistung für Mitarbeitende, die zufriedener und motivierter sind. Das steigert die Mitarbeiterbindung.
• Fahrtkostenzuschuss verhält sich wie eine Gehaltserhöhung. Das gibt für den Arbeitgeber Pluspunkte bei den Mitarbeitenden. Besonders Minijobber:innen können so ihr begrenztes monatliches Gehalt erhöhen.
• Beim Fahrtkostenzuschuss fällt ein verhältnismäßig geringer Steuersatz an.

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Fahrtkostenzuschuss Vorteile Arbeitnehmer

• Ein Fahrtkostenzuschuss bedeutet indirekt eine Gehaltserhöhung für Arbeitnehmende und unter dem Strich eine Nettolohnoptimierung.
• Denn der Arbeitgeber übernimmt die anfallenden Steuern. So ist für Arbeitnehmende der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei.

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Fahrtkostenzuschuss Nachteile Arbeitnehmer

• Gewährt der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden einen Fahrtkostenzuschuss steuerfrei, kann der Mitarbeitende am Jahresende keine Fahrtkosten als Werbungskosten steuerlich absetzen.
• Ein Fahrtkostenzuschuss ist für Arbeitgeber attraktiver als eine Gehaltserhöhung, denn sie sparen dadurch Sozialabgaben. Das kann dazu führen, dass Arbeitgeber eher bereit sind einen Zuschuss zu gewähren als eine höhere Lohnerhöhung, die für Arbeitnehmende mehr Vorteile hätte.
• Geringeres Arbeitslosengeld und Krankengeld als bei einer vergleichbaren Lohnerhöhung, da für die Berechnung der tatsächliche Lohn als Grundlage genommen wird. Genauso verhält es sich bei der Rente, die im Falle eines Fahrtkostenzuschusses geringer ausfallen würde.

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Wie Fahrtkostenzuschüsse abgerechnet und besteuert werden

Einen monatlichen Fahrtkostenzuschuss kannst du deinen Mitarbeitenden in Höhe der sonst abziehbaren Entfernungspauschale gewähren, das bedeutet pro Entfernungskilometer gibt es 0,30 Euro.

Die pauschale Lohnsteuer von 15% ist dabei von dir als Arbeitgeber zu übernehmen, sodass deine Mitarbeitenden den Fahrtkostenzuschuss steuerfrei und damit eine Nettolohnoptimierung erhalten. Zudem fallen auf den Fahrtkostenzuschuss keine Sozialversicherungsbeiträge an. Für die Berechnung der Höhe des Zuschusses verwendest du die kürzeste oder verkehrsgünstigste Wegstrecke zwischen dem Wohnort deines Mitarbeiters oder deiner Mitarbeiterin und dem Standort deines Unternehmens.

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Das passiert bei höheren Fahrtkostenzuschüssen

Beschließt du, deinen Mitarbeiter:innen einen höheren Betrag als 0,30 Euro pro Entfernungskilometer auszuzahlen oder ihnen einen Zuschuss für Tage zu gewähren, an denen sie im Homeoffice gearbeitet haben, dann unterliegt diese zusätzliche Leistung dem individuellen Steuersatz deiner Mitarbeitenden.

Entscheidest du dich dafür, deinen Mitarbeitenden zusätzlich ein Mobilitätsbudget zu anzubieten, dann kann dieses als Sachbezug bis zu 50 Euro pro Monat steuerfrei (oder darüber hinaus pauschal besteuert) zusätzlich zum Gehalt gewährt werden.

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Wann ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei?

Es gibt zwei Ausnahmen, wann für den Arbeitgeber der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei ist:

1. Doppelte Haushaltsführung: Unterhalten Mitarbeitende beruflich außerhalb ihrer ersten Arbeitsstätte einen zweiten Hausstand, werden keine Steuern fällig.
2. Auszubildende: Erhalten Azubis einen finanziellen Zuschuss für Fahrten zwischen ihrer Wohnung und der Berufsschule, fallen keine Steuern an.

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Wie wird der Fahrtkostenzuschuss berechnet?

Um den Fahrtkostenzuschuss korrekt zu berechnen, müssen einige Faktoren berücksichtigt werden:

• Für die Berechnung des Zuschusses kommen nur die Tage in Frage, die tatsächlich zur Arbeit gefahren wurde.
• Zur Berechnung wird stets nur die einfache Strecke herangezogen und nicht Hin- und Rückfahrt. Beträgt die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte beispielsweise 25 Kilometer, werden auch nur diese 25 Kilometer berechnet und nicht 50 Kilometer.
• Pro Kilometer und Tag werden pauschal 0,30 Euro erstattet. Bei 25 Kilometer wären das somit 7,50 Euro pro Tag.

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Beispiel: Mitarbeiterin wohnt 25 Kilometer vom Büro entfernt und kommt Montag bis Freitag zur Arbeit.

Wieviel bekommt die Mitarbeiterin mit einem Fahrtkostenzuschuss nun mehr im Monat?

Bei 20 Arbeitstagen sieht die Berechnung so aus:

25 Kilometer x 0,30 Euro = 7,50 Euro pro Tag

7,50 Euro x 20 Arbeitstage = 150 Euro im Monat

Der Fahrtkostenzuschuss beträgt demnach netto 150 Euro im Monat. Diesen Betrag erhält die Mitarbeiterin zusätzlich mit ihrem monatlichen Gehalt ausgezahlt.

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Wie verhält es sich, wenn deine Mitarbeitenden ausschließlich öffentliche Verkehrsmittel nutzen? In diesem Fall ist es sinnvoller, gleich einen ÖPNV-spezifischen Zuschuss, also z.B. das Jobticket steuerfrei anzubieten.

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Seit 2019 kann das Jobticket auch über die Obergrenze des steuerfreien Sachbezugs von 50 Euro bezuschusst werden. So kann der steuerfreie Sachbezug von 50 Euro für andere Mobilitätsbenefits, wie z.B. ein flexibles Mobilitätsbudget, genutzt werden. Mit dem Jobticket stellst du als Arbeitgeber deinen Mitarbeitenden kostenlose oder vergünstigte Monatsfahrkarten für den ÖPNV zur Verfügung, die nicht nur für den Arbeitsweg sondern auch für private Fahrten genutzt werden können.

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Im Hinblick auf die Steuererklärung gilt es zu beachten: Erhalten deine Mitarbeitenden einen Fahrtkostenzuschuss, können sie in ihrer Steuererklärung keine Werbungskosten für die Fahrten zum Arbeitsplatz geltend machen. Ein Fahrtkostenzuschuss ist daher im Sinne deiner Mitarbeitenden nur dann attraktiv, wenn die Entfernung der Wegstrecke zwischen Wohnort und Arbeitsplatz mindestens 17 Kilometer beträgt.

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Mit dem Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber ist nicht die Pendlerpauschale bzw. Entfernungspauschale gemeint. Während der Fahrtkostenzuschuss ein freiwilliges Angebot des Arbeitgebers ist, handelt es sich bei der Pendlerpauschale um ein staatliches Angebot an deine Mitarbeitenden und bietet ihnen die Möglichkeit ihre Fahrtkosten steuerlich abzusetzen. Allerdings haben beide Angebote den gewährten Betrag von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer (bzw. 0,35 Euro ab dem 21. Kilometer) gemein.

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Der Fahrtkostenzuschuss ist ein Mitarbeiterbenefit und damit als zusätzliche Leistung zum Gehalt ein effektives Instrument der Mitarbeiterbindung oder für die Rückkehr ins Büro.

Du kannst den Zuschuss deinen Mitarbeitenden entweder als einzelnes Mobilitätsbenefit anbieten oder zusammen mit anderen, wie einem flexiblen Mobilitätsbudget.

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Gewährst du deinen Mitarbeitenden einen höheren Betrag als die bereits genannten 0,30 Euro pro Kilometer oder bietest du ihnen ein Guthaben in Form eines Mobilitätsbudget zur Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln oder Sharing-Angeboten (z.B. Car-Sharing, Bike-Sharing, E-Scooter-Sharing) an, tragen deine Mitarbeitenden die individuelle zusätzliche Lohnsteuer.

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Im Gegensatz zu einem Mobilitätsbudget oder dem steuerfreien Jobticket wird der Fahrtkostenzuschuss als Gehaltszusatz monatlich mit dem Gehalt direkt auf das Bankkonto deines Mitarbeiters oder deiner Mitarbeiterin überwiesen. Dadurch haben deine Mitarbeitenden diesen Betrag zur freien Verfügung.

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Der Fahrtkostenzuschuss ist nicht der einzige steuerfreie Zuschuss, den Unternehmen ihren Mitarbeitenden anbieten können. Über den 50 Euro Sachbezug können Arbeitgeber weitere Corporate Benefits & Mitarbeiterangebote ihren Beschäftigten bereitstellen und steuerfrei abrechnen.

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Hier sind weitere steuerfreie Zuschüsse, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden gewähren können:

• Flexibles Mobilitätsbudget
• Deutschlandticket als Jobticket
• Dienstfahrrad
• Tankgutscheine oder Tankkarten
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Gesundheits- und Fitnessprogramme

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Darüber hinaus gibt es noch 10 weitere beliebte Mitarbeiterbenefits für Mitarbeitende, die Unternehmen anbieten können.

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Gesetzliche Grundlagen

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• Arbeitgeberleistungen für den ÖPNV: BMF-Schreiben vom 15.8.2019
• Steuerfreie Zuschüsse bei Jobtickets: § 3 Nr. 15 EStG
• Abgrenzung Geldleistung und Sachbezug: BMF-Schreiben vom 15.03.2022
• 50 Euro Sachbezug: § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG
• Freigrenze beim 50 Euro Sachbezug: § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG und R 8.1 Abs. 3 LStR
• Steuerliche Behandlung von Sachbezügen: § 8 Abs. 1 EStG

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Haftungsausschluss:

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