In den letzten Jahren ist bei Firmen im Bereich Mobilität etwas in Bewegung geraten. Der Trend bewegt sich weg von festen Fuhrparks und Dienstwagen hin zu flexiblen Mobilitätsbudgets. Besonders in stauanfälligen Großstädten, in denen die Parkplatzsuche viele Nerven kostet, greifen Mitarbeitende lieber auf andere Verkehrsmittel wie E-Roller, E-Bike, öffentliche Verkehrsmittel oder Car-Sharing-Angebote und damit auf einen Mobilitäts-Mix zurück.
Dementsprechend kommen in den Städten immer mehr Mobilitätsangebote hinzu, viele davon werden unter New Mobility zusammengefasst. Aber auch in der Arbeitswelt ändert sich vieles: Zunehmend hybride Arbeitsmodelle bringen Unternehmen dazu, Mobilität immer öfter neu denken zu müssen. Umfassende Mobilitätskonzepte abseits vom Auto werden erforderlich. Mit der Folge, dass viele Firmen ihren Mitarbeitenden mittlerweile Mobilitätsbudgets als Alternative zum Dienstwagen anbieten. Einige große Unternehmen wie SAP oder die Deutsche Telekom setzen schon auf flexible Mobilitätsangebote statt dem traditionellen Dienstwagen.
Bisher gibt es für das Mobilitätsbudget keine einheitlichen steuerlichen Rahmenbedingungen. Je nachdem, wie und wofür es verwendet wird, erfolgt die steuerliche Behandlung. Unternehmen stehen verschiedene Varianten zur Auswahl, um das Mobilitätsbudget umzusetzen. Sie können ihren Mitarbeitenden entweder über den steuerfreien 50 Euro Sachbezug oder über das Erstattungsprinzip mit Belegerfassung das Mobilitätsbudget anbieten. Je nachdem für welche Umsetzung sie sich entscheiden, ergeben sich unterschiedliche steuerliche Implikationen. Eine Anrufungsauskunft beim Finanzamt kann dabei für steuerliche Klarheit sorgen.
Geldwerter Vorteil auch bei Mobilitätsbudget anwendbar
Beim Dienstwagen gilt: Sobald er privat genutzt wird, entsteht aus steuerlicher Sicht ein geldwerter Vorteil. Diesen müssen Arbeitnehmende nach der 1-Prozent-Regelung oder der Fahrtenbuchmethode versteuern. Analog gilt dies auch für ein Mobilitätsbudget, das Mitarbeitende privat verwenden. Arbeitgeber und Mitarbeitende haben jedoch eine steuerlich attraktivere Möglichkeit, das Mobilitätsbudget zu nutzen. Für sie lohnt es sich, das Mobilitätsbudget als Sachzuwendung auszuweisen und für die Anwendung auf Mobilitätsbudget-Anbieter zurückzugreifen, die eine Mobilitätskarte bereitstellen.
Der Vorteil des Sachbezugs liegt darin, dass über ihn abgerechnete Mobilitätsdienste bis zu einer Freigrenze von 50 Euro steuerfrei sind, wodurch eine Sachbezugsversteuerung sehr viel niedriger ist als die Gesamtversteuerung einer entsprechenden Gehaltsauszahlung. Übersteigt der Wert des Sachbezugs den Betrag von 50 Euro jedoch, muss der gesamte Betrag als Barlohn pauschal versteuert werden.
Alternativ zum Sachbezug können Unternehmen das Mobilitätsbudget auch als Erstattung mit der Gehaltsabrechnung gewähren. Dafür müssen die Mitarbeitenden zunächst die Belege ihrer Fahrtkosten einreichen. Dieses sogenannte Erstattungsprinzip zählt als Barzuwendung, über den möglichen ÖPNV-Zuschuss sind Auszahlungen an Mitarbeitende für Fahrten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln unbegrenzt steuerfrei. Andere Verkehrsmittel, wie beispielsweise Carsharing oder Taxifahrten unterliegen weiterhin der Steuerpflicht.
Mit der Mobilitätskarte über den Sachbezug und der Belegerfassung mit Erstattung stehen Unternehmen zwei Optionen zur Verfügung das Mobilitätsbudget für Mitarbeitende umzusetzen. Doch welche der beiden Lösungen ist für Unternehmen und Mitarbeitende optimal?
Mobilitätsbudget-App mit Belegerfassung
Firmen haben die Option, das Mobilitätsbudget nach dem Erstattungsprinzip umzusetzen. Bei dieser Variante des Mobilitätsbudgets gehen die Arbeitnehmenden in Vorleistung und zahlen zunächst für die unternommenen Fahrten. Am Monatsende erfassen sie die Belege mit Hilfe der seitens des Unternehmens zur Verfügung gestellten Mobilitätsbudget-App digital und reichen sie zur Prüfung und Erstattung ein.
Mitarbeitende können beispielsweise per Beleg-Scan über die Smartphone-Kamera oder über den Upload der Rechnung in der jeweiligen App ihre Fahrtkosten einreichen. Die App prüft die Fahrtenbelege automatisiert auf ihre Richtigkeit und Erstattungswürdigkeit und gibt die Daten automatisch an die Lohnbuchhaltung des Unternehmens weiter. Dienstleister dieser Mobilitätsbudget-Apps bieten meist auch eine steuerkonforme Abwicklung aller Ausgaben pro Mitarbeitenden an. So erhalten Firmen am Monatsende einen gesammelten, steueroptimierten Datenexport für ihr Lohnbuchhaltungssystem. Mit der nächsten Gehaltsabrechnung bekommen die Mitarbeitenden dann die Kosten erstattet.
Mobilitätsbudget-App mit Mobilitätskarte
Über eine App erhalten die Mitarbeitenden von ihrem Arbeitgeber das Mobilitätsbudget direkt auf eine Mobilitätskarte, die einer virtuellen Debit- oder Kreditkarte entspricht. Bei dieser Lösung müssen Mitarbeitende nicht in Vorleistung gehen, sie bekommen das Guthaben vom Arbeitgeber direkt gestellt.
Die Mitarbeitenden wählen ihren Mobilitätsdienst direkt in der App oder in der App eines weiteren Mobilitätsdienstleisters aus und bezahlen mit dem Guthaben auf ihrer Mobilitätskarte, welche sie in der Mobilitäts-App als Bezahlmethode hinterlegt haben.
Um die steueroptimierte Lohnabrechnung kümmert sich – wie bei der anderen Variante auch – der Anbieter des digitalen Mobilitätsbudgets.
Mix aus Mobilitätsbudget-Lösungen ist optimal
Optimal für Unternehmen und Mitarbeitende ist ein Kombination aus beiden Mobilitätsbudget-Lösungen. Das bietet den Mitarbeitenden volle Flexibilität und deckt zudem alle Anwendungsfälle ab. So können einerseits über die Mobilitätskarte auch Mobilitätsdienste wie Carsharing oder Ride-Hailing bis zu einem Betrag von 50 Euro steuerfrei genutzt werden. Zum anderen erlaubt das Erstattungsprinzip die unbegrenzte steuerfreie Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel dank des ÖPNV-Zuschusses.
