Als Sachbezug werden Leistungen des Arbeitgebers an Arbeitnehmende bezeichnet, die diesen einen geldwerten Vorteil bieten, jedoch nicht als Gehalt ausgezahlt werden. Der Arbeitgeber gewährt einen Sachbezug in der Regel zusätzlich zum üblichen Gehalt, häufig anstelle einer Gehaltserhöhung. Ein geldwerter Vorteil ist es dann, wenn der Arbeitnehmer normalerweise (mehr) Geld ausgeben müsste, um dieselbe Leistung zu erhalten. Klassische Beispiele im Bereich Mobilität sind ein zur privaten Nutzung überlassener Dienstwagen, ein Jobticket oder Tankgutscheine.
Sachbezüge sind Entgelte, die nicht als Barauszahlung, sondern in Form von nicht-monetären Zuwendungen Mitarbeitenden zusätzlich zum Gehalt ausgezahlt werden. Andere Begriffe für Sachbezüge sind Sachzuwendungen und Sachleistungen. Ein Sachbezug kann Arbeitnehmenden als Teil des Entgelts gewährt werden.
Grundsätzlich zählen Sachbezüge bzw. Sachzuwendungen für Beschäftigte zum steuerpflichtigen Gehalt und sind damit zu versteuern. Bis zu einer Freigrenze von 50 Euro pro Monat sind Sachbezüge jedoch komplett steuerfrei und daher ein beliebter Benefit für Mitarbeitende.
Mögliche Sachleistungen sind beispielsweise beliebige Waren und Dienstleistungen, Gutscheine zum Erwerb von Waren und Dienstleistungen und auch Guthabenkarten, die als Zahlungsmittel dienen. Weitere steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer können zweckgebundene Arbeitgeberzuschüsse sein, wie z.B. Essenszuschuss, Fahrtkostenzuschuss oder Internetzuschuss.
Unterschied zwischen Sachbezug und geldwerter Vorteil
Die eingangs erwähnte Steuerfreiheit macht den Unterschied zwischen einem geldwerten Vorteil und einem Sachbezug aus: ein geldwerter Vorteil muss grundsätzlich versteuert werden. Gehen gewährte Sachbezüge über die Freigrenze bzw. den Freibetrag von 50 Euro hinaus, werden sie als geldwerte Vorteile eingestuft und unterliegen einer Pauschalversteuerung.
Sachbezüge gehören gesetzlich nach § 8 Abs. 1 Sätze 2 und 3 EStG zu den „Einnahmen in Geld, zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen und Geldsurrogate“. Damit unterliegen sie einer Steuer- und Sozialversicherungspflicht. Das bedeutet, dass sich durch Sachbezüge der Bruttolohn und damit auch die Lohnsteuer sowie Beiträge zur Sozialversicherung für den Mitarbeitenden erhöhen.
Allerdings gibt es eine Freigrenze für Sachbezüge. Diese liegt seit 2022 bei 50 Euro. Pro Mitarbeitenden und Monat sind Sachbezüge somit bis zu einem Betrag von 50 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Übersteigt der Sachbezugswert diese Freigrenze, muss nicht nur die Differenz versteuert werden, sondern der gesamte Betrag in voller Höhe - der Sachbezug gilt dann als geldwerter Vorteil und es fällt eine Pauschalversteuerung an. Werden vom Arbeitgeber mehrere Sachbezüge gleichzeitig gewährt, werden diese zusammen addiert. Auch hier gilt: Übersteigt der gebündelte Sachbezugswert die 50 Euro Freigrenze auch nur um einen Cent, muss der gesamte Betrag pauschal versteuert werden.
Sachleistungen dürfen zudem nicht auf das Jahr hochgerechnet bzw. addiert werden; alle Beträge, die bis zum Ende des Monats nicht ausgegeben wurden, verfallen.
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Der Sachbezug in der Lohnabrechnung
Das nachfolgende Abrechnungsschema bildet den Sachbezug in der Lohnabrechnung vereinfacht ab. Der Sachbezug entspricht in der Abrechnung einem bestimmten Geldbetrag.
Bruttolohn/ Bruttogehalt
+ Sachbezug (geldwerter Vorteil)
= Gesamtbrutto
- Lohnsteuer
- Kirchensteuer (nur bei entsprechendem Merkmal auf der Lohnsteuerkarte)
- Solidaritätszuschlag
- Arbeitnehmer-Anteil zur Sozialversicherung
= Nettolohn/ Nettogehalt
- Sachbezug (geldwerter Vorteil)
= Auszahlungsbetrag
Der Sachbezug muss vom Nettogehalt abgezogen werden, da er nur der Besteuerung und Beitragsberechnung unterliegt. Würde der Abzug nicht vorgenommen, hätte der Arbeitnehmer sowohl den Sachbezug (z. B. die kostenlose private Nutzung seines Dienstwagens) als auch den Geldbetrag. Der geldwerte Vorteil erhöht also nur das Steuer- und Sozialversicherungs-Brutto.
Dokumentationspflicht des Arbeitgebers
Der Arbeitgeber muss sämtliche Sachleistungen im Lohnkonto des Mitarbeitenden dokumentieren. Auch Kopien, z. B. von Gutscheinen, fallen darunter. Dies ist auch der Fall, wenn der Sachbezug unter dem Freibetrag von 50 Euro bleibt. Unternehmen haben aber die Möglichkeit, beim örtlichen Finanzamt einen Antrag zur Erleichterung zu stellen. Ist dauerhaft gewährleistet, dass die Sachzuwendungen den Freibetrag monatlich nicht überschreiten, müssen Arbeitgeber diese Sachbezüge nicht im Lohnkonto dokumentieren.
Häufige Sachbezugswerte sind:
Wie hoch die Sachbezugswerte sind, wird von der Bundesregierung für jedes Kalenderjahr im Voraus festgelegt. Damit möchte der Gesetzgeber sicherstellen, dass für Arbeitnehmende, die anstelle eines Barlohns Sachbezüge erhalten, ein einkommensgemäßer Sozialversicherungsbeitrag entrichtet wird.
Das liegt im Interesse der Beschäftigten, denn nur so haben sie entsprechenden Anspruch auf volle Leistungen aus der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sowie eine Arbeitsförderung. Ohne eine Festlegung der Sachbezugswerte würde nur das gezahlte Gehalt gezählt werden, nicht aber die zusätzlich erhaltenen Sachbezüge.
Sachbezugswerte sind vor allem für Verpflegung und Unterkunft relevant. Im Jahr 2024 beträgt der Monatswert für Verpflegung 313 Euro. Der Monatswert für Unterkunft und Miete wurde auf 278 Euro festgelegt.
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Beispiele für Sachbezüge sind:
Viele Arbeitgeber möchten ihren Beschäftigten Mitarbeiterbenefits über Sachbezüge gewähren, ihnen dies im Sinne der Mitarbeiterzufriedenheit aber so bequem wie möglich machen. Dazu eignen sich sogenannte Prepaid-Kreditkarten. Mit diesen Karten können die Mitarbeitenden über eine Benefits-Plattform auf verschiedene Angebote zugreifen. Im Gegensatz zum "herkömmlichen" geldwerten Vorteil können es Unternehmen hier auch zulassen, dass Mitarbeitende Guthaben ansparen können, um beispielsweise größere Wünsche zu erfüllen.
Viele Anbieter von Sachbezugskarten ermöglichen es Unternehmen meist, Benefitsangebote in verschiedenen Modulen zu buchen, beispielsweise passend für den Sachbezugswert von 50 Euro oder für Sachgeschenke zu besonderen Anlässen für 60 Euro.
Der steuerfreie 50 Euro Sachbezug gehört mit Abstand zu den beliebtesten und bekanntesten Mitarbeiter-Benefits. Besonders beliebt ist der Sachbezug nicht zuzletzt wegen seiner vielfältigen Einsatzmöglichkeiten. Arbeitgeber können aus einem großen Pool an Benefits das für sie und ihre Mitarbeitende passende herausholen. So kann der Sachbezug als Gutschein für Waren und Dienstleistungen eingesetzt werden, wie auch als wiederaufladbare - und idealerweise digitale - Guthabenkarte oder auch als Kostenerstattung gestaltet werden, insbesondere als Unterstützung für die tägliche Mobilität der Mitarbeitenden.
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