Für Firmenkarten gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Lösungen: Mobilitätskarten, Tankkarten, Closed-Loop Karten, Open-Loop-Karten, Corporate Cards. Doch welche passt zum Unternehmen und ist am besten für Mitarbeitende geeignet?
Die dahinterliegenden Angebote bedienen die unterschiedlichsten Anwendungsfälle. Aufgrund der großen Vielfalt und der vielen kleinen, aber feinen Unterschiede ist es nicht einfach zu entscheiden, welche die geeignete Karte ist, um sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeitenden als auch des Unternehmens möglichst optimal zu erfüllen.
Wir geben einen Überblick über die verschiedenen Firmenkarten-Lösungen und beleuchten die Unterschiede.
Welche Lösung eignet sich am besten, um Mitarbeitende zu belohnen und ihre Bindung zum Unternehmen zu stärken? Die Vielfalt an Unternehmenskarten bietet zahlreiche Möglichkeiten, von Corporate Cards über Tankkarten bis hin zu Mobilitätskarten. Diese Benefits können nicht nur das Gehalt ergänzen, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Indem Unternehmen ihren Mitarbeitenden diese praktischen Karten anbieten, zeigen sie Wertschätzung und fördern die Motivation im Arbeitsalltag. Die Kosten für diese Zusatzleistungen sind zwar vorhanden, jedoch zahlen sie sich durch eine gesteigerte Mitarbeiterbindung und ein attraktiveres Arbeitgeberimage aus. Neue Talente anzuziehen und langfristig zu binden wird somit erleichtert. Es ist wichtig, die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu berücksichtigen und die passende Kartenlösung entsprechend anzubieten.
Eine Corporate Card, auch Corporate Credit Card oder (Prepaid-)Firmenkarte genannt, ist eine spezielle Kreditkarte, die Unternehmen seinen Mitarbeitenden ausgeben können, um geschäftliche Ausgaben wie Reisekosten, Hotelbuchungen, Geschäftsessen oder auch diverse andere Ausgaben, die individuell anfallen und von Mitarbeitenden verursacht werden, zu decken.
Firmenkarten unterscheiden sich zu persönlichen Kreditkarten dadurch, dass sie normalerweise auf das Unternehmen und nicht auf einzelne Mitarbeitende registriert sind. Manche Karten-Anbieter bieten aber auch auf Mitarbeitende registrierte Firmenkarten an. Da Unternehmen die Karten bereitstellen und die Verantwortung für die Abrechnung übernehmen, müssen Mitarbeitende nicht in Vorleistung gehen. Unternehmen können anhand der Firmenkreditkarten alle Transaktionen direkt überwachen, Ausgabenrichtlinien und Budgets definieren sowie Karten bei unangemessener Verwendung sperren. Corporate Cards zielen darauf ab, den Verwaltungsaufwand für die Spesenabwicklung und -abrechnung so gering wie möglich zu halten.
Wie funktionieren Corporate Cards?
Firmenkreditkarten und Corporate Cards funktionieren grundsätzlich wie normale Kreditkarten auch. Firmen können jedoch einzelne Merkmale und Funktionen auf Unternehmensbedürfnisse zuschneiden. Nachdem Firmen ihren Mitarbeitenden die Corporate Cards ausgestellt haben, können diese mit der Karte wie mit jeder anderen Kreditkarte bezahlen. Die Reisekostenmanager im Unternehmen erhalten eine Übersicht über die getätigten Ausgaben durch ihre Mitarbeitenden. Die meisten Firmenkarten-Anbieter bieten ihren Kunden zudem ein Online-Backend zur Verwaltung der Karten an. Dort können Unternehmen unter anderem Ausgabenrichtlinien festlegen, Limits setzen oder Karten temporär sperren.
Für Firmenkreditkarten gibt es zwei übliche Abrechnungsmodelle:
Man unterscheidet bei Firmenkarten zwischen sogenannten Closed-Loop-Karten und Open-Loop-Karten.
Closed Loop Karten sind nur an ausgewählten Akzeptanzstellen einsetzbar, beispielsweise als Geschenkkarten in Filialen des Kartenanbieters. Eine Geschenkkarte, die von einer Handelskette ausgegeben wird, kann somit nur innerhalb dieser Handelskette zur Zahlung eingelöst werden.
Daneben gibt es Semi Open Loop Karten, die innerhalb eines limitierten Akzeptanzbereichs eingesetzt werden können. Das können zum Beispiel Geschenkkarten eines Shoppingcenters oder einer Outletmall sein, die bei den unterschiedlichen Händlern innerhalb dieses Verbundes akzeptiert werden.
Im Gegensatz dazu können Open Loop Karten an nahezu allen Akzeptanzstellen genutzt werden. Open-Loop-Karten sind in der Regel Visa Karten, MasterCard und American Express Karten.
Für Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden spezifische Vorteile bieten möchten, können Closed-Loop-Karten eine gezielte Möglichkeit sein, beispielsweise für den Einkauf von Arbeitsmaterialien. Open-Loop-Karten hingegen gewähren den Angestellten eine größere Flexibilität und Unabhängigkeit bei der Verwendung der Benefits. Die Entscheidung zwischen den beiden Kartentypen hängt somit stark von den individuellen Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens ab - ob Fokus auf Kostenkontrolle und gezielte Mitarbeiterangebote oder auf maximale Flexibilität und Nutzbarkeit der Benefits durch die Mitarbeitenden.
Ob Rückkehr ins Büro, Home-Office oder hybrides Arbeiten: Mit einem Mobilitätsbudget die Mobilitätsbedürfnisse aller Arbeitsmodelle flexibel abdecken und Kosten sparen.
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Bei einer Tankkarte handelt es sich, wie der Name bereits verrät, um eine Kreditkarte, mit der Mitarbeitende an der Tankstelle bargeldlos bezahlen können. Diese Karten ermöglichen neben der bargeld- und kontaktlosen Zahlung eine automatische Abrechnung über das Firmenkonto, womit Angestellte Tankbelege nicht mehr sammeln und beim Fuhrparkmanagement oder der Finanzabteilung abgeben müssen. Das spart insgesamt nicht nur Zeit, sondern auch Kosten.
Tankkartenanbieter sind in der Regel Tankgesellschaften oder spezialisierte Benefit-Anbieter, die mit einem Netzwerk an Tankstellen zusammenarbeiten. Neben dem Tanken decken einige von ihnen auch weitere Leistungen ab, wie beispielsweise Autowäschen, Mautgebühren oder die Abrechnung von Pannenhilfen. Neben der digitalen Abwicklung von Tankbelegen geben Tankkarten Fuhrparkmanager:innen die Möglichkeit, das Tankverhalten der Mitarbeitenden auszuwerten.
Tankkarten sind eine äußerst praktische Option für Mitarbeitende im Außendienst, die regelmäßig unterwegs sind und auf eine zuverlässige Möglichkeit angewiesen sind, ihre Tankkosten abzurechnen. Aber auch für Mitarbeitende in ländlichen Räumen eignet sich eine Tankkarte. Diese spezielle Art von Karte ermöglicht es den Mitarbeitenden, innerhalb eines Netzwerks an Tankstellen bargeldlos zu bezahlen und somit ihre Ausgaben effizient zu verfolgen. Durch die Nutzung von Tankkarten können Unternehmen nicht nur die Verwaltung der Spesen erleichtern, sondern auch potenzielle Fehler bei der Abrechnung minimieren. Darüber hinaus schaffen Tankkarten eine klare Trennung zwischen privaten und beruflichen Fahrten, was sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Mitarbeitenden von Vorteil ist. Die Bereitstellung von Tankkarten als Mitarbeiterbenefit kann somit dazu beitragen, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern und ihre Bindung an das Unternehmen langfristig zu stärken.
Welche Arten von Tankkarten gibt es?
Klassische Tankkarten funktionieren wie eine analoge Chipkarte oder Kreditkarte. Inzwischen gibt es aber vor allem digitale Tankkarten in Form einer virtuelle Prepaid-Karte oder virtuellen Kreditkarte, die über das Smartphone oder eine App des Anbieters verwendet werden kann. Das Mobile Payment hat sich bei Tankkarten mittlerweile bewährt, denn mit den digitalen Tankkarten geht oftmals eine vollständige Automatisierung des Tankvorgangs einher. So lassen sich Zapfsäulen direkt über die App aktivieren. Das erlaubt das Betanken des Fahrzeugs auch außerhalb der Öffnungszeiten einer Tankstelle.
Karten zum Aufladen des E-Autos
Für Mitarbeitende, die ein Elektro- oder Hybridauto nutzen, gibt es mittlerweile auch spezielle Ladekarte, die an Ladesäulen und -stationen genutzt werden können. Der Vorteil dieser Karten ist, dass Mitarbeitende ihren Strom überall zu einem festen Tarif abrechnen können.
Kombination Tanken und Laden - die Hybridkarte
Viele angebotene Tankkarten haben jedoch zwei Nachteile. Zum einen sind sie meist auf die Tankstellen eines einzigen Tankstellenbetreibers beschränkt. Zum anderen ermöglichen sie lediglich das Tanken von Verbrennerautos. Zukünftig werden jedoch mehr Elektroautos hinzukommen. Für Unternehmen lohnt sich daher immer mehr eine Kombination aus Tanken und Laden. Sogenannte Hybridkarten vereinen Tanken und Laden auf einer einzigen Karte. Zudem bieten sie in der Regel ein dichtes Tankstellen- und Ladenetz. So können Mitarbeitende stets die günstigste Tankstelle in ihrer Nähe finden. Letztlich schafft das die Verwaltung von mehreren Karten von verschiedenen Anbietern ab und spart somit Kosten und Zeit gegenüber herkömmlichen Tankkarten.
Mobilitätskarten sind virtuelle Prepaid-Karten, die für Mobilitätsdienste eingesetzt werden können. Sie werden vom Unternehmen mit einem Guthaben - einem sogenannten Mobilitätsbudget - jeden Monat aufgeladen und verleihen Mitarbeitenden so Freiheit und Flexibilität bei der Mobilitätswahl, indem sie den Zugang zu allen Formen der Mobilität ermöglichen.
Im Gegensatz zu einer Tankkarte ist die Mobilitätskarte multimodal und es gibt eine große Auswahl an Angeboten: Neben öffentlichen Verkehrsmitteln können Mitarbeitende die Karte für Sharing-Autos, -Scooter, sowie -Fahrräder nutzen oder das Guthaben der Karte für Parken, Tanken oder elektrisches Aufladen verwenden. Die Mitarbeitenden wählen für jede Fahrt das am besten geeignete Verkehrsmittel und können es mit einer Mobilitätskarte bezahlen. Neben dem Bezahlen von ÖPNV-Fahrkaten oder Sharing-Diensten bieten manche Anbieter auch an, ein Dienstrad über die Mobilitätskarte zu leasen oder ein Auto-Abo abzuschließen.
Unternehmen können mit einer Mobilitätskarte unkompliziert die Steuervorteile des Sachbezugs und der Steuerfreiheit des ÖPNV nutzen und ihren Mitarbeitenden somit einen attraktiven und steuerfreien Mobilitätsbenefit anbieten.
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Infos anfordernWelche Karte am besten zu den Bedürfnissen der Mitarbeitenden passt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Nicht jeder Mitarbeiter hat die gleichen Anforderungen an ein Benefits-Programm. Ein junges Start-up mit vielen Pendler:innen wird vielleicht mehr Wert auf Mobilitätskarten legen, während ein etabliertes Unternehmen mit vielen Dienstreisen oder Außendienstmitarbeitenden eher von Tankkarten profitiert. Die Möglichkeit, individuelle Bedürfnisse zu berücksichtigen, spielt bei der Wahl der richtigen Lösung eine entscheidende Rolle. Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit können durch maßgeschneiderte Benefits gesteigert werden. Unternehmen sollten daher genau prüfen, welche Karte am meisten Nutzen für ihre Mitarbeitenden bringt und gleichzeitig die Kosten im Blick behalten. Eine sorgfältige Abwägung zwischen Flexibilität und Effizienz ist unerlässlich für den langfristigen Erfolg des Mitarbeiterbenefits-Programms.
Bei der Bereitstellung von Benefits durch Firmenkarten spielen steuerliche Aspekte eine bedeutende Rolle für Arbeitgeber und Mitarbeiter. Die steuerliche Behandlung von Corporate Cards, Tankkarten oder Mobilitätskarten kann sich auf das Gehalt und die finanzielle Situation der Mitarbeitenden auswirken. Es ist wichtig, die steuerlichen Konsequenzen bei der Einführung solcher Mitarbeiterbenefits zu berücksichtigen, um unerwünschte Kosten zu vermeiden.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Vorgaben einhalten und ihren Mitarbeitenden transparente Informationen über mögliche steuerliche Auswirkungen zur Verfügung stellen. Durch eine sorgfältige Planung und Beratung können Arbeitgeber sicherstellen, dass die Bereitstellung von Unternehmenskarten als Benefit sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden vorteilhaft ist. Steuern sollten daher als wichtiger Faktor bei der Entscheidung für die optimale Lösung im Bereich der Mitarbeiterbenefits berücksichtigt werden.
Tankkarten oder Mobilitätskarten können beispielsweise über den 50 Euro Sachbezug bereitgestellt werden.
Wenn es um die Wahl der optimalen Lösung für Mitarbeiterbenefits geht, ist es entscheidend, die individuellen Bedürfnisse und Vorlieben der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Strukturen und Ziele, was sich auch auf die Auswahl von Corporate Cards, Tankkarten oder Mobilitätskarten auswirken kann.
Während Tankkarten beispielsweise eine praktische Option für Mitarbeitende im Außendienst darstellen oder den Fuhrpark ergänzen können, können Mobilitätskarten dazu beitragen, eine nachhaltige Mobilität der Mitarbeitenden zu fördern und eine umfassende betriebliche Mobilitätsstrategie zu unterstützen. Die Flexibilität und Individualität bei der Entscheidung über die passende Karte spielen ebenfalls eine wichtige Rolle.
Durch die Berücksichtigung steuerlicher Aspekte und Sicherheitsaspekte gewährleisten Unternehmen nicht nur finanzielle Vorteile, sondern auch einen Schutz für ihre Angestellten. Letztendlich ist die Wahl zwischen Corporate Cards, Tankkarten oder Mobilitätskarten eine individuelle Entscheidung, die das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden langfristig beeinflussen kann.
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