In einer zunehmend vernetzten und flexiblen Arbeitswelt gewinnt die Unterstützung von Mitarbeitenden bei ihrer Mobilität immer mehr an Bedeutung. Viele Menschen haben zudem in den letzten Jahren ihr Mobilitätsverhalten grundlegend verändert. Wer als Arbeitgeber seine Mitarbeitenden bei ihrer Mobilität unterstützen möchte, sieht sich jedoch mit verschiedenen Begrifflichkeiten und finanziellen Fördermöglichkeiten konfrontiert. Das passende Instrument für die unterschiedlichen Mobilitätsbedürfnisse der Mitarbeitenden auszuwählen, erfordert von Personalverantwortlichen viel Zeit für die Recherche der richtigen Informationen.
Wir nehmen HR den damit verbundenen Zeitaufwand ab und erklären die verschiedenen Begriffe Mobilitätsbudget, Mobilitätszuschuss, Mobilitätspauschale und Mobilitätsprämie. Was genau verbirgt sich hinter diesen Begrifflichkeiten, und welche Unterschiede gibt es zwischen ihnen?
Immer mehr Menschen suchen nach flexiblen und nachhaltigen Mobilitätsangeboten, besonders für den Arbeitsweg, denn dort hat sich durch hybrides Arbeiten und flexible Arbeitsmodelle das Mobilitätsverhalten stark verändert. Arbeitgeber haben die Möglichkeit, mit dem Angebot eines Mobilitätsbudget für Mitarbeitende gezielt auf dieses geänderte Verhalten einzugehen und ihren Mitarbeitenden zudem einen attraktiven Benefit zu bieten.
Mit dem Mobilitätsbudget erhalten Mitarbeitende ein monatliches Budget vom Arbeitgeber, welches ihnen dazu dient, geschäftlich oder privat das Verkehrsmittel für ihre Fahrten frei zu wählen, wie Bus, Bahn, E-Bike, Taxis oder auch Carsharing.
Das Mobilitätsbudget soll Mitarbeitenden damit einen flexiblen Zugang zu allen Verkehrsmitteln ermöglichen. Für Arbeitgeber gilt es dabei zu beachten, dass die Besteuerung je nach Verkehrsmittel unterschiedlich geregelt ist. Werden beispielsweise Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel mit dem Budget gekauft, sind diese in der Regel steuerfrei, während die Nutzung anderer Mobilitätsdienste wie Carsharing, Uber und Taxi besteuert werden. Entscheidend ist hierbei, wie das Mobilitätsbudget vom Unternehmen angeboten und abgerechnet wird, wie hoch der monatliche Betrag ist und ob das Budget anstelle des Gehalts oder zusätzlich gewährt wird. Arbeitgeber können zum Beispiel Gebrauch vom Sachbezug machen, der für ein Mobilitätsbudget eine Steuerfreigrenze von 50 Euro vorsieht.
Wollen Unternehmen ein Mobilitätsbudget für Mitarbeiter einführen, können sie dies am einfachsten über eine umfassende Mobilitätsplattform bzw. eine Software-Lösung verwalten. Eine Vielzahl von Mobilitätsbudget-Anbietern haben inzwischen entsprechende Lösungen entwickelt. Plattformen, wie z.B. NAVIT, bündeln den Zugang zu sämtlichen Mobilitätsangeboten und helfen Unternehmen dabei, administrativen Aufwand, Zeit und Kosten zu sparen.
Ob Rückkehr ins Büro, Home-Office oder hybrides Arbeiten: Mit einem Mobilitätsbudget die Mobilitätsbedürfnisse aller Arbeitsmodelle flexibel abdecken und Kosten sparen.
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Der Begriff Mobilitätszuschuss wird oft synonym für den beliebten Fahrtkostenzuschuss verwendet. Der Fahrtkostenzuschuss ist ein Gehaltszusatz, den Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden für den Weg zur Arbeit gewähren können - unabhängig davon, welches Verkehrsmittel sie wählen. Ausgezahlt wird ein Betrag von 0,30 Euro pro Kilometer für die einfache Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz und nur für die Tage, an denen die Mitarbeitenden am Arbeitsplatz sind.
Der Fahrtkostenzuschuss ist ein beliebter Arbeitgeberzuschuss, der für Mitarbeitende steuerfrei ist und sich damit besonders als ein Instrument zur Mitarbeiterbindung für Mitarbeitende, die weiter entfernt vom Büro wohnen, eignet. Die pauschale Lohnsteuer von 15 Prozent für gewährte Fahrtkostenzuschüsse wird vom Arbeitgeber übernommen. Damit erhalten Mitarbeitende eine Nettolohnoptimierung.
Zu beachten ist, dass dieser Mobilitätszuschuss nur Mitarbeitenden ausbezahlt werden kann, die regelmäßig zur Arbeit pendeln. Arbeiten die Mitarbeitenden täglich im Homeoffice, können sie keinen Fahrtkostenzuschuss erhalten. Kommen die Mitarbeitenden beispielsweise für zwei Tage in der Woche ins Büro, können sie den Zuschuss nur für diese beiden Tage bekommen.
Für gewährte Fahrtkostenzuschüsse gibt in vielen Fällen eine jährliche Obergrenze von 4.500 Euro (gleiche Obergrenze wie bei Werbungskosten). Hinzu kommt: Gewähren Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden einen Fahrtkostenzuschuss, können sie diese Kosten in ihrer Steuererklärung nicht mehr als Werbungskosten geltend machen.
Bei den Begriffen Mobilitätspauschale und Mobilitätsprämie handelt es sich um die selbe finanzielle Unterstützung. Bei der Mobilitätspauschale bzw. Mobilitätsprämie zahlen Arbeitgeber einen pauschalisierten monatlichen Betrag an ihre Mitarbeitenden. Weil nicht alle Pendler:innen von der Erhöhung der Entfernungspauschale profitieren, wurde diese Pauschale 2021 zusätzlich - im Rahmen des sogenannten Gesetzes zur Umsetzung des Klimaschutzprogramms 2030 zunächst bis 2030 - eingeführt.
Sie ist vor allem für Berufspendler:innen gedacht, deren zu versteuerndes Einkommen unter dem Grundfreibetrag liegt. Denn auf Einkommen unterhalb des Grundfreibetrags sind keine Einkommenssteuern zu zahlen, sodass Geringverdienende von der Erhöhung der Entfernungspauschale im Rahmen der Einkommenssteuererklärung nicht profitieren können. 2024 liegt der Grundfreibetrag bei 11.604 Euro pro Jahr. Das Bundesfinanzministerium schätzt, dass rund 250.000 Pendlerinnen und Pendler unter dem Grundfreibetrag liegen und somit die Mobilitätsprämie beantragen können.
Die Mobilitätspauschale richtet sich wie die Pendlerpauschale an Fernpendler:innen, denn Beschäftigte können von dieser Pauschale lediglich Gebrauch machen, wenn die erste Tätigkeitsstätte mehr als 21 Kilometer von der Wohnung entfernt ist.
Der Besitz eines privaten Fahrzeugs ist bei der Mobilitätsprämie keine Voraussetzung. Damit unterscheidet sich die Mobilitätspauschale zur ebenfalls existierenden Car Allowance, bei der Beschäftigte ein privates Fahrzeug vorhalten müssen. Dieses verwenden sie beispielsweise für Dienstfahrten und haben somit keinen Anspruch auf einen Dienstwagen. Für den Erhalt der Car Allowance ist das Führen eines Fahrtenbuchs erforderlich. Im Gegensatz dazu kann die Mobilitätspauschale sehr individuell eingesetzt werden. Die Mitarbeitenden müssen bei unternommenen Dienstfahrten lediglich nachweisen, dass sie immer mobil sind.
Dabei spielt es keine Rolle, ob sie mit dem eigenen Fahrzeug oder mit Carsharing unterwegs sind. Mitarbeitende können zudem auch andere Verkehrsmittel nutzen und beispielsweise mit der Bahn oder dem Bus oder auch mit einem E-Bike fahren. Mitarbeitende können bei der Pauschale selbst entscheiden, wie sie mobil sind.
Arbeitgeber können die Mobilitätspauschale unterschiedlich handhaben. So haben sie beispielsweise die Möglichkeit, für tatsächlich durchgeführte Dienstfahrten ein Kilometergeld als steuerfreien Auslagenersatz zu zahlen. Dieser Vorgang ist jedoch in der Regel mit einem zusätzlichen administrativen Aufwand verbunden, wodurch viele Unternehmen davon nicht Gebrauch machen. Stattdessen legen sie die Mobilitätspauschale so hoch an, dass alle Mobilitätskosten bestmöglich abgedeckt sind.
Eine Mobilitätspauschale als Alternative zum Firmenwagen kann sich für viele Arbeitgeber und Arbeitnehmende steuerlich lohnen. Bei der Steuererklärung gibt es bei der Mobilitätspauschale vom Arbeitgeber einen jährlichen Freibetrag von 1.000 Euro. Berechnet wird allerdings nur der Geldbetrag, der unter Berücksichtigung der Entfernungspauschale darüber liegt. Zudem wird der Grundfreibetrag der Werbungskosten mitberücksichtigt. Somit kann die Mobilitätspauschale bei der Steuer nicht doppelt rückerstattet werden. Erst der Betrag, der nach diesen Berechnungen noch übrig bleibt, wird mit 14 Prozent als Mobilitätspauschale steuerlich erstattet. Für Geringverdienende und Auszubildende lohnt sich die Mobilitätspauschale, da sie die Entfernungspauschale meist nicht geltend machen können. Die Mobilitätspauschale richtet sich aber auch an Vielfahrer:innen, die aufgrund von einem Jahreseinkommen unterhalb der Grundfreibetragsgrenze keine Steuern zahlen.
Die Organisation der Mitarbeitermobilität kann herausfordernd sein. Wir sind der verlässliche Mobilitätspartner für Unternehmen wie persona service, Lufthansa, Flink, HelloFresh - mit 1000en von Nutzer:innen jeden Tag.
Infos anfordernIn einer Zeit, in der sich die Art und Weise, wie Menschen arbeiten und pendeln, rapide verändert, sind innovative Ansätze zur Mobilitätsförderung für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Die Begriffe "Mobilitätsbudget", "Mobilitätszuschuss", "Mobilitätspauschale" und "Mobilitätsprämie" repräsentieren unterschiedliche Instrumente, die Arbeitgebern zur Verfügung stehen, um ihre Mitarbeitenden bei ihrer Mobilität zu unterstützen.
Das Mobilitätsbudget eröffnet Mitarbeitenden die Möglichkeit, flexibel zwischen verschiedenen Verkehrsmitteln zu wählen, sei es öffentlicher Verkehr, Fahrrad oder Carsharing. Zwar hängt die steuerliche Behandlung dabei von der individuellen Ausgestaltung durch das Unternehmen ab, genauso wie vom Mobilitätsverhalten der Mitarbeitenden. Dennoch zeigt sich, dass ein Mobilitätsbudget für Mitarbeiter das demokratischste Benefit ist, da alle Mitarbeitenden davon profitieren können.
Der Mobilitätszuschuss, auch als Fahrtkostenzuschuss bekannt, bietet eine steuerfreie Möglichkeit, Mitarbeitende für ihren Arbeitsweg zu entlohnen. Besonders für Pendler:innen, die mit Bus und Bahn zur Arbeit kommen, bietet der Fahrtkostenzuschuss deutliche steuerliche Vorteile und machen diesen Zuschuss so zu einem attraktiven Instrument der Mitarbeiterbindung.
Die Mobilitätspauschale bzw. Mobilitätsprämie wiederum ist eine pauschale finanzielle Unterstützung, die besonders Geringverdiener:innen und Fernpendler:innen zugutekommt.
Unternehmen, die sich für die Implementierung dieser finanziellen Förderungen der Mitarbeitermobilität interessieren, können dabei auf moderne Plattformen und Software-Lösungen zurückgreifen, um den administrativen Aufwand zu minimieren und den Mitarbeitenden einen reibungslosen Zugang zu allen Mobilitätsangeboten zu bieten.
Insgesamt ermöglichen diese Instrumente nicht nur eine gezielte Unterstützung der Mitarbeitenden, sondern tragen auch zur Förderung nachhaltiger und flexibler Mobilität bei. Eine kluge Auswahl und Integration dieser Instrumente in die Unternehmenskultur können somit nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, sondern auch einen positiven Beitrag zur ökologischen Verantwortung des Unternehmens leisten.
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