Mitarbeiterbenefits und Sachbezüge: Wie die Anrufungsauskunft bei Steuerfragen hilft

Bei der Gestaltung von Mitarbeitervergütungen bauen Firmen immer mehr auf Sachbezüge, da sie attraktive und steuerlich vorteilhafte Möglichkeiten für Mitarbeiterbenefits bieten. Um die steuerlichen Vorteile von Sachleistungen optimal nutzen zu können, kann eine Anrufungsauskunft beim Finanzamt im Einzelfall zusätzliche steuerliche Sicherheit gewährleisten.

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Wir beleuchten in diesem Blogbeitrag die Bedeutung der Anrufungsauskunft und geben Unternehmen Tipps, wie sie mithilfe der Anrufungsauskunft offene Steuerfragen klären können.

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Inhalt

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1. ‍Mithilfe von Sachbezügen steueroptimierte Mitarbeiterbenefits anbieten
2. Sachbezüge: Aktuelle Infos und gesetzliche Regelungen
3. Die Anrufungsauskunft als Navigationshilfe bei sachbezogenen Mitarbeiterbenefits
4. Inhalt und Verantwortlichkeiten der Anrufungsauskunft
5. Was muss in der Anrufungsauskunft enthalten sein? 
6. Vorteile für Firmen und Mitarbeitende
7. Der Leitfaden zur Anrufungsauskunft - Schritt-für-Schritt-Anleitung
8. So kann NAVIT dein Unternehmen unterstützen
9. NAVIT Mobilitätskarte – Smarte Lösung für flexible und nachhaltige Mitarbeitermobilität 

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Mithilfe von Sachbezügen steueroptimierte Mitarbeiterbenefits anbieten

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Sachbezüge sind in der modernen Arbeitswelt ein effektives Instrument, um attraktive Benefits für Mitarbeiter zu gestalten. Sie ermöglichen es Arbeitgebern, ihren Mitarbeitenden neben dem regulären Gehalt steuerbegünstigte Zusatzleistungen anzubieten. Damit können sie vor allem die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung steigern, ohne höhere Lohnnebenkosten zu haben. Die Freigrenze für Sachbezüge liegt aktuell bei 50 Euro pro Monat pro Mitarbeiter. Bis zu 50 Euro können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden also Benefits steuerfrei anbieten.

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Die verfügbare Bandbreite der möglichen Sachleistungen, beispielsweise Sportangeboten, Essenszuschuss oder Mobilitätsbenefits, erlaubt Arbeitgebern eine flexible Anpassung an die sich ändernden Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeitenden. Die steuerlichen Rahmenbedingungen spielen dabei eine wichtige Rolle, da sie die Attraktivität und Effizienz dieser Zusatzleistungen maßgeblich beeinflussen. Firmen, die Sachbezüge gezielt einsetzen, können damit nicht nur ihre Wertschätzung zeigen, sondern auch ein starkes Signal für ihr Engagement für eine mitarbeiterorientierte Unternehmenskultur setzen und letztendlich ihr Employer Branding verbessern.

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Sachbezüge: Aktuelle Infos und gesetzliche Regelungen

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Die gesetzliche Regelung zu Sachbezügen zielt darauf ab, Barlohn von Sachlohn klarer abzugrenzen. Nicht-monetäre Zuwendungen an Mitarbeitende sollen so besser geregelt werden. Für sie gibt es eine Sachbezugsfreigrenze unter der Zuwendungen steuerfrei sind.

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Diese Freigrenze für Sachbezüge wurde zuletzt Anfang 2022 von 44 Euro auf 50 Euro pro Kalendermonat erhöht. Innerhalb dieses Rahmens können Firmen ihren Mitarbeitenden steuer- und sozialversicherungsfrei Sachleistungen, wie Gutscheine, Guthabenkarten und ähnliche Leistungen, zur Verfügung stellen.

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Neben der Sachbezugsfreigrenze haben sich 2022 auch die Regelungen zur Nutzung und weitere rechtliche Vorschriften geändert. Die ausgegebenen Gutscheine und Geldkarten müssen den Vorschriften des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) entsprechen, welches bestimmte rechtliche Anforderungen an die Ausgabe und Nutzung von Zahlungsdiensten oder Gutscheinen bzw. Geldkarten bestimmt.

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Durch das ZAG müssen Gutscheine und Geldkarten müssen nun folgenden spezifischen Regelungen entsprechen:

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• Regionalbeschränkungen gemäß §2 Abs. 1 Nr. 10a ZAG: Gutscheine und Geldkarten dürfen nur in einem bestimmten geografischen Gebiet oder in einer bestimmten Region gültig sein und außerhalb dieser nicht verwendet.
  
  
• Sehr begrenztes Waren- und Dienstleistungsspektrum („limited range“) gemäß §2 Abs. 1 Nr. 10b ZAG: Eine zweckgebundene Verwendung muss bei den Gutscheinen und Geldkarten gewährleistet sein. Sie dürfen nur für einen bestimmten Katalog an Waren und Dienstleistungen eingesetzt werden.
  
  
• Einlösung nur beim Aussteller gemäß §2 Abs. 1 Nr. 10c ZAG: Gutscheine und Geldkarten dürfen ausschließlich für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke verwendet und nur bei den Akzeptanzstellen eingelöst werden, die im Rahmen eines Vertragsverhältnisses mit dem Aussteller stehen.

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‍Neben den Regelungen des ZAG wird bei Geldkarten für Sachbezüge, sogenannten Sachbezugskarten, auch zwischen Closed-Loop, Controlled-Loop und Open-Loop Karten unterschieden:

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• Closed-Loop Karten (engl. “geschlossener Kreislauf”) können nur bei bestimmten Einzelhändlern oder innerhalb eines spezifischen Händlernetzwerks genutzt werden. Der typische Anwendungsfall für den Sachbezug ist die Verwendung von Closed-Loop-Karten als Mitarbeitergutscheine für Fitnessstudios, spezielle Restaurants oder Supermärkte.
  
  
• Eine erweiterte Nutzungsmöglichkeit bieten Controlled-Loop Karten (engl. “kontrollierter Kreislauf”): Auch sie sind auf einen lokalen Bereich oder ein Netzwerk von Geschäften beschränkt. Allerdings lassen sich Controlled-Loop-Karten durch Postleitzahlen oder die direkte Auswahl der Händler besser konfigurieren und kontrollieren.
  
  
• Dem gegenüber stehen Open-Loop Karten: Sie können ohne Einschränkung weltweit verwendet werden und sind nicht an ein bestimmtes Geschäft oder eine bestimmte Kette gebunden. Den gesetzlichen Vorschriften folgend dürfen sie nicht für Sachbezüge verwendet werden.

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Gesetzliche Grundlagen in der Übersicht:

• Abgrenzung Geldleistung und Sachbezug: BMF-Schreiben vom 15.03.2022
• 50 Euro Sachbezug: § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG
• Freigrenze beim 50 Euro Sachbezug: § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG und R 8.1 Abs. 3 LStR
• Steuerliche Behandlung von Sachbezügen: § 8 Abs. 1 EStG‍
• Gutscheinausgabe: R 38.2 Abs. 3 Satz 1 LStR

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Die Anrufungsauskunft als Navigationshilfe bei sachbezogenen Mitarbeiterbenefits

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Die sogenannte Anrufungsauskunft oder Lohnsteueranrufungsauskunft erläutert, unter welchen Rahmenbedingungen Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden Gehaltsextras wie Sachbezüge und Mitarbeiterbenefits gewähren können. Firmen können die Anrufungsauskunft bei ihrem zuständigen Finanzamt einholen.

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Dabei geht es um ganz konkrete und klar formulierte lohnsteuerliche Sachverhalte und Zweifelsfragen zum Lohnsteuerabzugsverfahren, wie beispielsweise die steuerliche Behandlung von Sachbezügen, Gehaltsumwandlungen oder die Anwendung von Pauschalversteuerungen. Arbeitgebende und Arbeitnehmende können so ihre lohnsteuerlichen Pflichten absichern lassen. Die Auskunft ist bindend und rechtlich sicher. Firmen können sie kostenlos vom zuständigen Finanzamt erhalten.

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Inhalt und Verantwortlichkeiten

Um eine effektive Anrufungsauskunft zu erhalten, sollten Unternehmen dem zuständigen Finanzamt eine detaillierte Darstellung des Sachverhalts, für den sie steuerliche Klarheit suchen, bereitstellen.

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Diese Darstellung sollte alle Aspekte des geplanten Sachbezugs – von der Art der Leistung bis hin zur Umsetzung – umfassen und präzise erläutern. Auf Grundlage dessen kann das Finanzamt eine fundierte Einschätzung abgeben, die den steuerlichen Richtlinien entspricht.

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Die Anrufungsauskunft beantragen in der Regel die Arbeitgeber, aber auch die Mitarbeitenden selbst können einen Antrag bei ihrem Finanzamt stellen. Alternativ kann auch der Steuerberater die Beantragung der Auskunft als nicht beteiligte Instanz übernehmen.

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Was muss in der Anrufungsauskunft enthalten sein?

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‍Wichtig: Eine Anrufungsauskunft enthält nicht nur eine detaillierte Beschreibung des geplanten Sachbezugs, sondern auch die steuerrechtlichen Fragen, die Unternehmen klären wollen.

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Diese Aspekte im Hinblick auf den Sachbezug sollten Firmen berücksichtigen, um ihre Anrufungsauskunft effektiv zu gestalten:

• Detaillierte Beschreibung des Sachbezugs
  Neben der Art des Benefits sollten Firmen erläutern, wie sie diesen Benefit ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen, das heißt, ob sie ihn als Gutschein oder direkte Sachleistung gewähren oder damit die Nutzung von Firmeneigentum erlauben.
  
  
• Zielsetzung des Sachbezugs
  Unternehmen sollten klären, was sie mit dem Sachbezug bezwecken wollen und darlegen, ob es sich bei dem Benefit um einen Anreiz, eine Belohnung für Mitarbeitende oder um ein Element eines umfassenderen Mitarbeiter Benefit-Programms handelt. Das Finanzamt kann so den Kontext des Benefits besser verstehen.
  
  
• Berechnungsgrundlagen und Wert des Sachbezugs
  Unternehmen müssen darlegen, welchen Wert der Sachbezug hat und wie sie diesen Wert ermittelt haben. Dies ist im Hinblick auf Sachbezugsfreigrenzen und eventuelle Pauschalversteuerungen relevant.
  
  
• Dokumentation und Nachweisführung
  Unternehmen sollten erwähnen, wie sie die Gewährung des Sachbezugs dokumentieren und nachweisen. Dies umfasst beispielsweise Aufzeichnungen über die Ausgabe von Gutscheinen bzw. Geldkarten oder die Nutzung von Firmeneigentum durch Mitarbeitende.

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Vorteile für Firmen und Mitarbeitende

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Eine durch das Finanzamt beantwortete und erteilte Anrufungsauskunft stärkt die Rechtssicherheit für Firmen. Denn setzen Unternehmen den Sachbezug und den Mitarbeiterbenefit so um, wie sie ihn dem Finanzamt in der Anrufungsauskunft geschildert haben, kann das Finanzamt keine Nachforderungen der Lohnsteuer stellen. Zudem bietet die Anrufungsauskunft Mitarbeitenden Klarheit über die lohnsteuerliche Behandlung ihrer Benefits. Welche Vorteile eine Anrufungsauskunft für Unternehmen und Mitarbeitende darüber hinaus hat, hier im Überblick:

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Für Unternehmen:

• Rechtssicherheit: Durch die Anrufungsauskunft erhalten Firmen eine rechtlich bindende Klärung ihrer Steuerfragen direkt vom Finanzamt. Dies schafft eine verlässliche Grundlage für die steuerkonforme Umsetzung von Mitarbeiterbenefits und minimiert das Risiko, nachträglich steuerliche Korrekturen und Nachforderungen zu erhalten.
• Planungssicherheit: Die Anrufungsauskunft bietet Firmen Planungssicherheit bei der Einführung neuer oder der Umgestaltung bestehender Benefits. So können sie für ihre Mitarbeitenden moderne Vergütungsmodelle rechtssicher umsetzen und dabei steuerlichen Fallstricken aus dem Weg gehen.
• Steueroptimierung: Die Anrufungsauskunft ermöglicht Firmen zudem, steuerliche Vorteile zu erhalten, indem sie beispielsweise die lohnsteuerlichen Freigrenzen für Sachbezüge effektiv nutzen. Dies trägt letztendlich zur Optimierung der Gesamtabgabenlast bei und unterstützt damit eine kosteneffiziente Ausgestaltung der betrieblichen Vergütungsmodelle.

Für Mitarbeitende:

• Transparenz: Mitarbeitende profitieren von einer transparenten Darstellung der steuerlichen Behandlung ihrer Benefits. Dies erhöht das Verständnis für den Wert der erhaltenen Leistungen und stärkt das Vertrauen in den Arbeitgeber.
• Nettolohnoptimierung: Durch die steuerlich optimierte Nutzung von Sachbezügen können Mitarbeitende eine Optimierung ihres Nettogehalts erzielen. 
• Vielfalt an Benefits: Die rechtssichere Gestaltung von Sachbezügen ermöglicht es Firmen, eine breite Palette an attraktiven Mitarbeiterbenefits anzubieten. Damit profitieren letztendlich Mitarbeitende, denn sie können die für sich passenden Leistungen auswählen, die auf ihre individuellen Bedürfnisse und Wünsche zugeschnitten sind.

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Der Leitfaden zur Anrufungsauskunft

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Schritt für Schritt zur Anrufungsauskunft - Mit dieser Hilfestellung bist du optimal vorbereitet

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1. Bestandsaufnahme: Welche Benefits gibt es bereits im Rahmen des 50 Euro Sachbezugs? Verschaffe dir einen Überblick darüber, wie und in welcher Höhe Benefits und Freigrenzen heute schon bei deinen Mitarbeitenden verwendet werden.
2. Bedarf analysieren: Identifiziere den Bedarf deines Unternehmens an Sachbezügen. Welche Benefits könnten deinen Mitarbeitenden einen Mehrwert bieten?
3. Sachbezug auswählen: Wähle anhand der Mitarbeiterbedürfnisse und -interessen die spezifischen Sachbezüge aus, die du anbieten möchtest.
4. Steuerliche Rahmenbedingungen prüfen: Informiere dich über die steuerlichen Regelungen, die für deine geplanten Sachbezüge wichtig sind.
5. Detaillierte Informationen sammeln: Sammle alle notwendigen Informationen über den Sachbezug, inklusive Wert, Benefit-Dienstleister, Verteilungsmodalitäten und Dokumentationspflichten.
6. Fragen formulieren: Formuliere die steuerrechtlichen Fragen, für die du vom Finanzamt eine Klärung benötigst.
7. Anfrage vorbereiten: Bereite deine Anfrage an das Finanzamt vor, achte dabei auf gezielte und verständliche Formulierungen.
8. Dokumentation vorbereiten: Halte alle Unterlagen bereit, die das Finanzamt benötigen könnte, um deinen Fall zu beurteilen.
9. Anfrage einreichen: Reiche deine Anfrage beim zuständigen Finanzamt ein, beachte dabei die formalen Anforderungen.

Bei Unsicherheiten: Wenn du dir bei der Formulierung der Anrufungsauskunft unsicher bist oder die steuerrechtlichen Auswirkungen nicht zur Gänze verstehst, empfehlen wir dir, eine:n Steuerberater:in zu Rate zu ziehen.

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So kann NAVIT dein Unternehmen unterstützen

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NAVIT steht dir und deinem Unternehmen bei der Anrufungsauskunft - ergänzend zum Steuerberater - beratend zur Seite.

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Wir bieten Musterdokumente an, die speziell darauf ausgerichtet sind, die Beantragung der Anrufungsauskunft für Mobilitätsbenefits zu erleichtern. Diese Vorlagen sind so gestaltet, dass sie die Vorbereitung und das Einreichen der Anrufungsauskunft beim Finanzamt vereinfachen und Unternehmen dabei helfen, die Steuervorteile der NAVIT Mobilitätskarte und anderer Mobilitätslösungen optimal zu nutzen.

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Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie NAVIT dich bei der Umsetzung steueroptimierter Mobilitätslösungen unterstützen kann, kontaktiere uns gerne.

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NAVIT Mobilitätskarte – Smarte Lösung für flexible und nachhaltige Mitarbeitermobilität 

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Die NAVIT Mobilitätskarte nutzt den Sachbezug, um Mitarbeitenden flexible und nachhaltige Mobilitätsoptionen steueroptimiert und CO2-kompensiert zu ermöglichen. 

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Mitarbeitende fordern zunehmend maximale Flexibilität bei größtmöglicher Nachhaltigkeit. Sie wollen sich daher nicht auf eine Mobilitätsform oder ein Verkehrsmittel festlegen und stattdessen lieber situativ und flexibel wählen können.

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Die Mobilittätskarte ermöglicht Mitarbeitenden den Zugang zu allen ihnen vor Ort verfügbaren Mobilitätsdiensten. Bis zu einem Mobilitätsbudget von 50 Euro im Monat ist die Nutzung steuerfrei.

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Vorteile der NAVIT Mobilitätskarte

• Einfache Handhabung: Mobilitätsbudget jederzeit nach Wunsch anpassen - Mitarbeitende buchen ihre Mobilität einfach per App.
• Komplette Auswahl an Mobilitätsdiensten: Deine Mitarbeitenden erhalten einen einfachen Zugang zu jeder Form der Mobilität. 
• Flexibilität: Alle Mobilitätsformen mit einem individuellen Mobilitätsbudget privat und beruflich flexibel nutzen.

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Haftungsausschluss:

^{Wir machen darauf aufmerksam, dass das Benefits-information und unsere Webseite lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dient und keine Steuer- oder Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellt. Der Inhalt kann und soll eine individuelle und verbindliche Steuer- und Rechtsberatung, die auf Eure spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen sind ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.}

^{Der Anbieter kann trotz sorgfältiger Recherche keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen übernehmen. Die Informationen sind insbesondere auch allgemeiner Art und stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Fragestellungen konsultiert bitte unbedingt eine:n Steuerberater:in oder Rechtsanwält:in.}

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