Der Weg ins Büro gehört für die meisten Menschen zum Alltag. Die Frage, welches Verkehrsmittel sie dafür wählen, war lange Zeit bestimmt vom Auto. Doch durch flexible Arbeitsmodelle, steigende Energiepreise und ein gewachsenes Nachhaltigkeitsbewusstsein hat sich das Mobilitätsverhalten der Menschen drastisch verändert und ist zuletzt deutlich multimodaler geworden. Unternehmen müssen auf diesen Wandel reagieren und sie haben Möglichkeiten dies zu tun. So können sie ihre Mitarbeitenden mit flexiblen Mobilitätsbudgets und Mitarbeiterangeboten wie einem Dienstrad oder dem Deutschlandjobticket beim täglichen Pendeln nicht nur finanziell unterstützen, sondern mit dem richtigen Tool ihnen die Mobilität sogar erleichtern – und dabei die betriebliche Mobilität nachhaltiger gestalten. Diese Software-Lösungen lohnen sich für alle Unternehmen, egal, ob Weltkonzern, mittelständisches Unternehmen, kleines Business oder Start-up.
Wir stellen im Folgenden die Top 10 Tools für die Verwaltung der Mitarbeitermobilität im Unternehmen vor und klären, was genau ein Mobilitätsbudget-Tool für die Mitarbeitermobilität ist und darüber hinaus können sollte.
Welche Vorteile hält eine Mobilitätsbudget Software für Arbeitgeber und Arbeitnehmende bereit? Welche Funktionen gehören zur Grundausstattung und was zeichnet Top-Lösungen aus? Und welches Tool ist das richtige für dein Unternehmen?
Auf einer Mobilitätsbudget-Plattform lassen sich Mobilitätsangebote für Mitarbeitende einfach und digital verwalten. So kann die Plattform Mitarbeiterbenefits, Alternativen zu bestehenden Mobilitätsangeboten oder die gesamte Mitarbeitermobilität umfassen. Sie sollte im Idealfall die komplette Mobilitätsstrategie abbilden und nachhaltiges Mobilitätsverhalten fördern.
Eine Mobilitätsbudget-Plattform ermöglicht in der Regel maximale Flexibilität durch die Kombination verschiedener Mobilitätsmodule, wie zum Beispiel ein flexibles Mobilitätsbudget, Deutschlandjobticket und andere ÖPNV-Angebote, Fahrrad-Leasing oder -Abo, Auto Abo oder Tank- und Ladekarten.
Als digitales HR-Tool integriert sie Payroll und Finanzbuchhaltung und reduziert somit Prozessaufwände und sorgt dafür, dass eine automatisierte und steuerkonforme Abrechnung erfolgt.
Professionelle Mobilitätsbudget-Tools bieten eine Reihe von Vorteilen – und zwar für alle Beteiligten der betrieblichen Mobilität. Dazu gehören Arbeitgeber, Personal- und Finanzabteilung, Fleet Manager:innen sowie die Mitarbeitenden selbst.
Das sind die zentralen Vorteile einer externen Mobilitätsbudget-Plattform – und mit ihnen auch die wichtigsten Features:
Ob Rückkehr ins Büro, Home-Office oder hybrides Arbeiten: Mit einem Mobilitätsbudget die Mobilitätsbedürfnisse aller Arbeitsmodelle flexibel abdecken und Kosten sparen.
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Das sind die wichtigsten Aspekte, die eine gute Mobilitätsbudget-Plattform umfassen sollte:
Die Art und Weise, wie die Mitarbeitenden mit dem Mobilitätsbudget bezahlen können und wie es abgerechnet wird, bestimmt die Wahl der Plattform und des Anbieters. Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Möglichkeiten, manche Anbieter bieten einen Mix an Lösungen an.
Die Mitarbeitenden erhalten eine virtuelle Prepaid-Karte, auf der das Mobilitätsbudget jeden Monat gutgeschrieben wird. Diese Karte können die Mitarbeitenden beispielsweise für Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel, Sharing-Fahrzeuge oder das Tanken bzw. Aufladen des Dienst- oder Privatwagens nutzen, indem sie mit der Karte in der App des Mobilitätsanbieters bezahlen.
Belmoto berät Unternehmen zu ihrer betrieblichen Mobilität. Als Teil ihrer Beratung bietet belmoto Lösungen für das betriebliche Mobilitätsmanagement an. Neben Fuhrparklösungen und Dienstrad-Leasing ist das auch eine Mobilitätskarte, die belmoto Mobility Card, mit der Mitarbeitende ein Mobilitätsbudget erhalten können und die ihnen einen unabhängigen Zugang zu Mobilitätsangeboten ermöglicht.
Keine reine Mobilitätsbudget-Plattform ist Spendit. Vielmehr ist Spendit ein allgemeiner Benefits-Anbieter, der neben der klassischen Sachbezugskarte, dem digitalen Essenszuschuss auch eine Mobilitätsbudget-Karte im Produktsortiment hat. Zudem können Firmen über Spendit das Deutschlandticket als Jobticket ihren Mitarbeitenden anbieten. Die Funktionen von Spendit beinhalten eine einfache Integration in die Lohnbuchhaltung und zertifizierte CO2-Kompensation des gesamten Mobilitätsbudgets durch die Initiativen des Partners Project Climate.
Im Gegensatz zur Prepaid-Karte reichen Mitarbeitende mit dieser Lösung ihre privat gezahlten Ausgaben für Mobilität im Rahmen des Mobilitätsbudgets in Form von Rechnungen oder Tickets entweder beim Arbeitgeber oder direkt in einer Mobilitätsbudget-App eines Anbieters ein. Dabei scannen die Mitarbeitenden ihre Belege und Tickets über die App des Anbieters. Die getätigten Mobilitätsausgaben werden im nachfolgenden Monat über die Gehaltsabrechnung dem Arbeitnehmenden erstattet. Anbieter von Mobilitätsbudget-Apps versuchen, diesen Prozess weitestgehend zu automatisieren und für Unternehmen zu optimieren.
Circula ist eine Expense-Plattform für alle Ausgaben, die von Mitarbeitenden getätigt werden: Reisekosten, Kreditkarten und Corporate Benefits. Zum Portfolio gehört deshalb selbstverständlich auch das Mobilitätsbudget. Mitarbeitende reichen über die Circula App ihre Fahrtkostenbelege ein. Circula prüft deren Rechts- und Steuerkonformität und berechnet die maximale Nettolohnoptimierung. Die Datenübertragung läuft direkt an die Lohnbuchhaltung des Unternehmens. Das Unternehmen kann dann automatisch die Auszahlung an die Mitarbeitenden mit dem nächsten Gehalt vornehmen.
Wie Circula möchte Lofino Benefitangebote auf einer All-in-One-Budget-Plattform bündeln. Die Software organisiert und optimiert Corporate Benefits sowie Mobilitätsbudgets und stellt diese den Mitarbeitenden als flexibel einsetzbare Budgetlösung über eine App bereit. Die Bereitstellung bzw. Abrechnung des Mobilitätsbudget erfolgt analog zu Circula über die Belegscan-Funktion und einer nachträglichen Erstattung der Fahrtkosten. Seit 2022 gehört Lofino der JobRad-Gruppe.
Auch Probonio hat sich in vielen Firmen als Corporate-Benefit-Plattform bewährt. Das Mobilitätsbudget müssen Unternehmen einmalig konfigurieren und können es jederzeit nach Belieben anpassen - Mitarbeitende reichen die Belege für ÖPNV-Tickets oder andere Fahrten digital per App ein und lassen sich die Fahrtkosten über das Gehalt auszahlen. Die Abrechnung erfolgt GoBD-konform und steueroptimiert. In der App können die Mitarbeitenden ihre Mobilitätsausgaben auf einen Blick einsehen und auswerten.
SAP Concur gehört zu den weltweit führenden Anbietern von integrierten Lösungen für das Reise- und Spesenmanagement. Da erscheint es nur logisch, dass die Plattform auch eine Lösung für das Mobilitätsbudget bietet. Tatsächlich besitzt SAP Concur drei verschiedene Tools zur Umsetzung des Mobilitätsbudget. Mit Concur Expense können Unternehmen unter anderem Reisepauschalen automatisch berechnen, Budget gibt Firmen einen umfassenden Überblick über alle Ausgaben ihrer Angestellten und mit Expenselt können Mitarbeitende Belege direkt mit ihrem Smartphone erfassen und einreichen.
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Bei der dritten Mobilitätsbudget-Lösung steht den Mitarbeitenden eine App des Mobilitätsbudget-Anbieters bereit. Die Streckenplanung, Buchung und Zahlung der Mobilitätsdienste erfolgt direkt über die Integrationen in dieser App. Mitarbeitenden steht dabei das Mobilitätsbudget als App-Guthaben zur Verfügung. Im Vergleich zur zweiten Lösung müssen Mitarbeitende hier nicht in Vorleistung gehen. Mit der Abrechnung über die App des Mobilitätsbudget-Anbieters gehen die Belege automatisch an den Arbeitgeber.
Bonvoyo ist das Mobilitätsbudget-Produkt der Deutschen Bahn. Unternehmen können ihren Mitarbeitenden ein individuelles, flexibel einsetzbares Budget über die Bonvoyo App bereitstellen. Unternehmen haben auch die Möglichkeit, einen spezifischen Nutzungsrahmen innerhalb bestimmter Nutzergruppen festzulegen. Das Mobilitätsbudget kann sowohl für die private als auch die dienstliche Mobilität verwendet werden. Zur Verfügung stehen vor allem die Angebote der Deutschen Bahn, neben Bus und Bahn sind das Call-a-Bike Bikesharing und Flinkster Carsharing. Die Planung, Buchung und Verwaltung der Fahrten erfolgt direkt in der App.
Im Idealfall umfasst die Mobilitätsbudget-Plattform mehrere oder alle der oben aufgeführten Lösungen. So haben Mitarbeitende die maximale Flexibilität und den größtmöglichen Komfort bei der Anwendung des Mobilitätsbudgets und der digitalen App.
Free Now war zunächst eine reine Taxi-App (damals noch als MyTaxi). Als Teil des Joint Ventures von BMW und Mercedes-Benz entwickelte sich Free Now zu einer Super-App für Mobilität, mit der neben Taxifahrten auch Mikromobilität, Carsharing und auch das Deutschlandticket gebucht werden können. Für Unternehmen bietet Free Now seit kurzem auch das Mobilitätsbudget an. Mitarbeitende können entweder über die Free Now App ihren Mobilitätsdienst buchen und mit dem Budget bezahlen oder die virtuelle Mobilitätsbenefits-Karte für Buchungen in anderen Apps verwenden, wie zum Beispiel für Autowäsche oder -reparaturen sowie Flüge.
Auch Mobiko setzt inzwischen auf einen Mix an Lösungen für die eigene Mobilitätsbudget-Plattform. Bisher konnten Mitarbeitende die entstandenen Mobilitätsausgaben lediglich über die Belegscan-Funktion in der Mobiko App einreichen. Eine steuerkonforme und -optimierte Rückerstattung ihrer Ausgaben erhalten die Mitarbeitenden mit der Überweisung des Gehalts. Ab Mitte 2024 sollen Mitarbeitende dann auch mit einer Mobility Card für ihre Mobilität bezahlen können.
Mit der NAVIT Mobilitätsbudget-Plattform können Unternehmen die gesamte Mitarbeitermobilität auf einer Plattform verwalten. Die NAVIT Plattform schafft Insellösungen ab, indem sie die gesamte Palette der Mobilität integriert und damit neben einem einfachen und flexiblen Zugang zu Sharing-Diensten auch die Möglichkeit, Fahrräder und Autos zu mieten oder zu leasen, Tank- und Ladekarten zu nutzen oder Fahrkarten für den öffentlichen Verkehr zu kaufen, bietet.
Die Auswahl des richtigen Mobilitätsbudget-Tools beginnt immer mit der Frage, was das Tool eigentlich können und abbilden muss.
Diese Fragen sind nur einige von vielen Fragen, die es auf dem Weg zur optimalen betrieblichen Mobilitätsstrategie und der Wahl einer geeigneten Mobilitätsbudget-Plattform zu beantworten gilt.
Egal, ob komplettes Mobility Management System, App mit virtueller Mobility Card, reine Fahrtkostenerstattung oder hilfreiches Extra-Feature für mehr Komfort beim Verwalten von Corporate Benefits: Software-Lösungen zur Unterstützung und Verwaltung der Mitarbeitermobilität sind ein Modell mit Zukunft. Warum? Weil Mobilitätsangebote weiter zunehmen werden und sich das Mobilitätsverhalten von Mitarbeitenden weiter verändert und multimodaler sowie flexibler wird. Das bedeutet, der gesamte Prozess vom Management der einzelnen Mobilitätsmodule über das User Management bis hin zur steuerkonformen Abrechnung der Verkehrsmittel wird zunehmend komplexer. Mit einem Mobilitätsbudget-Tool können Arbeitgeber intuitiv und einfach die Mobilitätsbenefits für ihre Mitarbeitenden planen, verwalten und steuern – und ihren Mitarbeitenden ein flexibel einsetzbares Mobilitätsbudget über eine leicht zu bedienende App zur Verfügung stellen.
Das erspart Personal- und Benefits-Verantwortlichen Arbeit, Zeit und in den meisten Fällen auch unnötige Ausgaben – und zeigt vielleicht sogar neue Wege auf, um die Mitarbeitermobilität nachhaltig zu gestalten.
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