Vorteile eines Mobilitätsbudgets für die Mitarbeitermobilität gegenüber der Reisekostenabrechnung

Das Thema Reisekostenabrechnung ist nicht nur für Mitarbeitende, die häufig geschäftlich unterwegs sind, ein leidiges Thema. Manueller und papiergebundener Aufwand, lange Excel-Tabellen und komplizierte Prüfprozesse machen Geschäftsreisen selbst für Buchhaltungsteams mühsam. Um den Verwaltungsaufwand bei häufigen Geschäftsreisen zu minimieren, gibt es für Unternehmen jedoch eine einfache und effektive Lösung, die sie nutzen können: Reisekostenabrechnungs-Software.

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Ein digitales Tool kann bei der Verwaltung der Reisekosten helfen und bietet nebenbei zahlreiche Schnittstellen, um komplexe und zeitaufwändige Abläufe zu vereinfachen.

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Eine grundlegende Anforderung, mit der sich viele Mitarbeitende trotz Software und vereinfachten Prozessen beim Thema Reisekosten weiterhin schwer tun, ist die Tatsache, dass sie bei Dienstreisen in der Regel in Vorleistung treten müssen und das Geld für die Reisekosten auslegen müssen. Eine Lösung dafür, zumindest im Hinblick auf anfallende Fahrtkosten, kann ein vom Arbeitgeber gewährtes Mobilitätsbudget sein, welches Mitarbeitende auf Dienstreisen für ihre Fahrten verwenden können.

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Welche Vorteile hat ein Mobilitätsbudget für die Mitarbeitermobilität und Dienstreisen im Vergleich zur klassischen Reisekostenabrechnung nach dem Erstattungsprinzip?

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In einer Reisekostenabrechnung fassen Mitarbeitende alle Kosten zusammen, die im Rahmen einer Dienstreise angefallen sind. Dazu gehören zum Beispiel Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand. Die Belege hierfür werden vom dienstreisenden Mitarbeitenden gesammelt, erfasst und die Kosten vom Arbeitgeber nach Prüfung zurückerstattet. Dabei muss eine Reisekostenabrechnung weder formalen noch gesetzlichen Vorgaben entsprechen. In der Regel erstellen Mitarbeitende die Reisekostenabrechnung selbst und reichen diese beim Arbeitgeber ein. Je nach Unternehmen unterscheidet sich der Prozess der internen Abrechnung, viele Unternehmen nutzen inzwischen spezielle Software oder Online-Tools für die Reisekostenabrechnung.

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Dienstreisen beinhalten Reisen zu Projektmeetings, Kundenbesuchen, Messen, Tagungen, Weiterbildungen oder sonstigen auswärtigen beruflichen Terminen. Die Dauer einer Dienstreise kann unterschiedlich lang sein, manchmal eine Übernachtung umfassen oder auch mehrere Tage dauern. Die Reisen können in ein anderes Bundesland oder sogar Land führen oder lediglich in die nächstgelegene Stadt.

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Für Dienstreisen gibt es keine einheitlichen Vorgaben, weshalb jedes Unternehmen Dienstreisen anders handhabt. Viele Firmen definieren Reiserichtlinien, die für alle Dienstreisen gelten und Leitplanken für die Ausgaben auf Geschäftsreisen darstellen.

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Beispiele für dienstlich motivierte Reisen sind:

• Fahrten zu Geschäftsterminen außerhalb der Arbeitsstätte;
• Reisen zu einer Messe oder einer anderen beruflichen Veranstaltung;
• Bildungsreisen;
• Reisen zu Bewerbungsgesprächen.

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Auf Dienstreisen können verschiedene Kostenpunkte für das Unternehmen und die Mitarbeitenden entstehen. Für die Reisekostenabrechnung ist stets ein Nachweis der einzelnen entstandenen Kosten einzureichen. Folgende Kosten können generell bei einer Dienstreise anfallen:

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• Fahrtkosten, z.B. ÖPNV, Taxi, Tankkosten, Mietwagen, Maut- und Parkgebühren
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten, z.B. Kommunikationskosten, Gepäckaufbewahrung & -versicherung, Teilnahmegebühren oder Eintrittsgelder bei Messen und Tagungen

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Diese Liste zeigt: Reisekosten verursachen in Unternehmen schnell einen großen Verwaltungsaufwand, insbesondere wenn noch traditionell mit Papier und Excel-Listen gearbeitet wird.

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Wir beschränken uns für in diesem Artikel auf die Fahrtkosten einer Dienstreise.

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Berufliche Fahrtkosten: Der Unterschied zwischen Pendlerpauschale und Dienstreisekosten

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Unternehmen Mitarbeitende Fahrten für berufliche Zwecke abseits ihrer gewöhnlichen Arbeitsstätte und außerhalb der eigenen Stadtgrenzen, können sie diese Fahrtkosten für Dienstreisen abrechnen. Fahren die Mitarbeitenden jedoch in derselben Stadt zu einem Meeting mit Kunden oder Geschäftspartnern, wird dies nicht als Dienstreise betrachtet und kann daher nicht in der Steuererklärung als Reisekosten geltend gemacht werden.

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Jedoch können die täglichen Wege zwischen dem Wohnort des Mitarbeitenden und seinem gewöhnlichen Arbeitsplatz unter Verwendung der Pendlerpauschale als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden. Die Pendlerpauschale, die übrigens sowohl für Fußgänger:innen als auch für Radfahrende gilt, beläuft sich auf maximal 4.500 Euro pro Jahr. Im Vergleich dazu erlauben Reisekosten die Abrechnung von höheren Kosten.

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Bei der klassischen Reisekostenabrechnung müssen Mitarbeitende normalerweise in Vorleistung gehen, das Geld für die Kostenpunkte auslegen und Erstattungen beim Arbeitgebenden beantragen. Mit einem Mobilitätsbudget könnten sie von ihrem Unternehmen im Voraus ein Budget erhalten und damit bezahlen, was den gesamten Prozess vereinfacht.

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Reisekostenabrechnung Vor- und Nachteile: Traditionell und bewährt

Vorteile:

1. Genauigkeit der Abrechnung: Die Reisekostenabrechnung erfasst die tatsächlichen Ausgaben der Mitarbeitenden und ermöglicht eine präzise Abrechnung.
2. Kostentransparenz: Mitarbeitende wissen, welche Kosten sie tragen und welche sie zur Rückerstattung einreichen können.
3. Steuerliche Vorteile: Einige Aufwendungen können steuerlich absetzbar sein, was für Mitarbeitende und Arbeitgebende gleichermaßen von Vorteil ist.

Nachteile:

1. Vorauszahlung: Mitarbeitende müssen oft in Vorleistung gehen und auf Rückerstattungen warten, was zu finanziellen Engpässen führen kann.
2. Administrativer Aufwand: Die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen kann zeitaufwendig sein, sowohl für Mitarbeitende als auch für die Personalabteilung.
3. Fehlende Flexibilität: Die Auswahl der Reiseoptionen kann eingeschränkt sein, da Mitarbeitende auf ihr eigenes Budget achten müssen.

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Das Mobilitätsbudget Vor- und Nachteile: Innovation für Mitarbeiterbenefits und betriebliches Mobilitätsmanagement

Vorteile:

1. Reisebudget: Mit einem Mobilitätsbudget müssen Mitarbeitende nicht in Vorleistung gehen, da sie im Voraus ein Budget erhalten.
2. Finanzielle Entlastung: Mitarbeitende erleben weniger finanziellen Stress, da sie nicht auf Rückerstattungen warten müssen.
3. Flexibilität: Mitarbeitende haben die Freiheit, die für ihre Reisen am besten geeigneten Transportmittel und Unterkünfte auszuwählen.
4. Zeitersparnis: Der Prozess der Reisekostenabrechnung entfällt weitgehend, was den administrativen Aufwand reduziert.

Nachteile:

1. Budgetkontrolle: Es kann schwierig sein, das Budget im Auge zu behalten, und einige Mitarbeitende könnten es vorzeitig aufbrauchen.
2. Missbrauch: Ohne geeignete Richtlinien und Kontrollen besteht das Risiko, dass Mitarbeitende das Budget für nicht geschäftliche Zwecke nutzen.

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Mobilitätsbudget vs. Reisekostenabrechnung: Ein Vergleich

Um die Unterschiede zwischen einem Mobilitätsbudget und der Reisekostenabrechnung zu verdeutlichen, betrachten wir einige entscheidende Faktoren:

• Budget vs. Erstattung: Mitarbeitende erhalten im Voraus ein Budget anstelle von Erstattungen nachträglich.
• Finanzielle Entlastung: Das Mobilitätsbudget reduziert finanzielle Belastungen für Mitarbeitende.
• Flexibilität: Mitarbeitende haben mehr Freiheit bei der Auswahl ihrer Reiseoptionen.
• Zeit und Verwaltung: Das Mobilitätsbudget spart Zeit und vereinfacht die Verwaltung.
• Kontrolle: Unternehmen haben mehr Kontrolle über die Budgetplanung und -nutzung.

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Ein Mobilitätsbudget bietet finanzielle Entlastung, Flexibilität und eine effizientere Verwaltung, was die Mitarbeiterzufriedenheit steigert und gleichzeitig die Gesamtkosten senkt. Unternehmen sollten diesen innovativen Ansatz in Betracht ziehen, nicht nur um ihre Mitarbeiterbenefits zu optimieren und im Wettbewerb um Talente zu bestehen, sondern auch um das Thema Dienstreisen für Mitarbeitende angenehmer zu gestalten. Das Mobilitätsbudget ist nicht nur eine moderne Lösung, sondern auch ein Schlüssel zum erfolgreichen betrieblichen Mobilitätsmanagement in der Zukunft.

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