‍Ein effektives Mobilitätsbudget kann nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, sondern auch für dein Unternehmen steuerliche Vorteile bieten. Doch wie kannst du das komplexe Thema der Besteuerung deiner Finanzabteilung verständlich nahebringen? In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du die richtige Wahl triffst.

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Einleitung

Die Einführung eines Mobilitätsbudgets im Unternehmen ist eine smarte Möglichkeit, nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, sondern auch Steuern zu sparen. Doch wie entscheidest du, welches Steuermodell am besten zu deinem Unternehmen passt? Hier sind 7 Schritte, wie du intern deine Steuer- und Finanzabteilung von der optimalen Wahl überzeugen kannst:

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Inhalt

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Anschließend haben wir die wichtigsten steuerlichen Aspekte im Bezug auf das Mobilitätsbudget und betriebliche Mobilitätsangebote zusammengestellt und zeigen auf, wo du weitere Informationen zur steuerlichen Behandlung des Mobilitätsbudget findest.

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Wie du deiner Finanzabteilung erklärst, das richtige Steuermodell für das Mobilitätsbudget zu wählen - 7 Schritte

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Bevor du das Gespräch mit deiner Steuer- und Finanzabteilung suchst, machst du dich selbst mit den verschiedenen Steuermodellen für Mobilitätsbudgets und anderer Mobilitätsangebote vertraut. Kläre dich über die Vor- und Nachteile von Konzepten wie dem Sachbezug, der Steuerfreiheit und Pauschalbesteuerung sowie der Gehaltsumwandlung auf und recherchiere, wie Mobilitätsbudget, Jobticket, Fahrradleasing oder die Dienstwagenregelung in dieser Hinsicht ausgestaltet sind.

Diese Steuern und Abgaben in der Lohnabrechnung werden von einem Mobilitätsbudget beeinflusst:

• Lohnsteuer
• Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung)

Je besser du informiert bist, desto überzeugender wirst du auftreten. Beziehe auch folgende externe Expert:innen oder Berater:innen ein, um objektive Einsichten zu erhalten:

• Steuerberater:innen
• Fachexpert:innen für Steuerrecht
• Mobilitätsbudget-Anbieter

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Hast du dich mit dem Thema Mobilitätsbudget Steuern vertraut gemacht und die verschiedenen Steuermodelle und deren Vor- und Nachteile herausgearbeitet, gilt es, die richtige Ansprechperson in deinem Unternehmen zu identifizieren, um das Mobilitätsbudget intern zu etablieren. Stelle sicher, dass dein Ansprechpartner oder deine Ansprechpartnerin in den relevanten Entscheidungsprozessen im Betrieb involviert ist.

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Hebe die Vorteile der jeweiligen steuerlichen Behandlung hervor. Begründe, wie es die finanzielle Belastung für das Unternehmen verringert, die administrativen Prozesse vereinfacht und gleichzeitig die Mitarbeitermotivation steigert. Finanzabteilungen schätzen pragmatische Ansätze, die sowohl Kosten einsparen als auch die Unternehmenskultur fördern.

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Verdeutliche, wie das gewählte Steuermodell mit den Zielen des Unternehmens harmoniert. Wenn Nachhaltigkeit ein wichtiger Unternehmenswert ist, erkläre, wie das Modell umweltfreundliche Mobilitätsalternativen fördert. Wenn Kosteneffizienz im Fokus steht, zeige auf, wie das gewählte Modell Einsparungen ermöglicht. Hebe hervor, wie jeder vorgeschlagene Steuervorteile sowohl den Mitarbeitenden als auch dem Unternehmen zugutekommt.

Stelle sicher, dass du Raum für Fragen und Diskussionen bietest, um ein klares Bild von den Bedenken und Prioritäten der Finanzabteilung zu erhalten.

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Veranschauliche die theoretischen Informationen mit praktischen Fallstudien. Teile Beispiele von Unternehmen aus ähnlichen Branchen, die erfolgreich ein Mobilitätsbudget implementiert haben und zeige auf, wie sie das Thema Steuern meistern und für sich das optimale Steuermodell herausholen konnten. Denn konkrete Erfolgsgeschichten können die Überzeugungskraft erheblich steigern. Diese Unternehmen haben beispielsweise von einem Mobilitätsbudget profitiert:

Für den Lufthansa Innovation Hub hat sich das Mobilitätsbudget als steuerfreier Sachbezug finanziell ausgezahlt. Zudem profitieren alle Mitarbeitenden von Fahrten mit umweltfreundlichen Verkehrsmitteln wie dem ÖPNV, die steuerfrei sind.

Mit einer virtuellen Guthabenkarte haben die Mitarbeitenden des Uhren-Marktplatzes Chrono24 ein steuerfreies Netto-Budget erhalten, das sie unkompliziert und flexibel für ihre persönliche Mobilität verwenden können. Die Integration der Mobilitätsbudget-Lösung in die internen HR- und Lohnbuchhaltungssysteme hat zudem die monatliche Abrechnung steueroptimiert und die Arbeit des Teams erleichtert.

Du kannst das auch mit Zahlen untermauern. Im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung kann dein Unternehmen mit einem Mobilitätsbudget Lohnkosten sparen, wie diese Beispielrechnung zeigt:

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Sei bereit, auf Fragen und Bedenken seitens der Steuer- und Finanzabteilung einzugehen. Halte Informationen zu den steuerlichen Auswirkungen und möglichen Risiken bereit. 

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Hier sind einige Fragen, die in der Kommunikation mit deiner Steuer- und Finanzabteilung aufkommen können:

• Wie funktioniert die Besteuerung, wenn mit dem Mobilitätsbudget unterschiedliche Verkehrsmittel genutzt wurden?
• Welche Abrechnungsform des Mobilitätsbudgets hält den administrativen Aufwand möglichst gering?
• Wie wirken sich die individuellen Steuermerkmale der Mitarbeitenden auf die Besteuerung des Mobilitätsbudgets aus? 
• Was passiert mit nicht genutztem Mobilitätsbudget?
• Kann ich eine Guthabenkarte und Erstattungen miteinander kombinieren? Wenn ja, wie läuft die Besteuerung ab?
• Wie stellt der Mobilitätsbudget-Anbieter sicher, dass das Mobilitätsbudget steuerkonform und -optimiert abgerechnet wird und rechtliche Regelungen eingehalten werden (Stichwort “Compliance”)?

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Wenn du Unsicherheiten nicht sofort klären kannst, versprich, die nötigen Informationen zeitnah nachzureichen. NAVIT steht dir hier als verlässlicher Partner zur Seite und beantwortet dir gerne die wichtigsten Fragen, damit du gut vorbereitet bist.

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Sorge für eine offene Kommunikation mit der Finanzabteilung während des gesamten Entscheidungsprozesses. Betone, wie wichtig es ist, die Meinungen und Expertise aller Beteiligten zu berücksichtigen. Schließlich solltet ihr gemeinsam eine fundierte Entscheidung treffen, die sowohl die finanziellen Ziele des Unternehmens als auch die Bedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigt.

Fazit

Die Wahl des richtigen Steuermodells für die Einführung eines Mobilitätsbudgets erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen der Finanzabteilung sowie der Personalabteilung, die für Mitarbeiterbenefits wie das Mobilitätsbudget, verantwortlich ist.

Durch eine klare Kommunikation, die Betonung von Vorteilen und eine transparente Entscheidungsfindung kann das Unternehmen die Steuervorteile nutzen, die sowohl die Unternehmensziele als auch die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfolgreich unterstützt.

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Für welche Besteuerung ein Unternehmen sich bei der Einführung eines Mobilitätsbudgets entscheidet, hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der rechtlichen Rahmenbedingungen, der Unternehmensziele, der Mitarbeiterbedürfnisse und der finanziellen Situation des Unternehmens.

Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden neben dem regulären Gehalt zusätzliche Leistungen anbieten, beeinflusst die Art dieser Leistungen die steuerliche Behandlung. Eine gebräuchliche Form solcher Zusatzleistungen ist die Sachzuwendung (bzw. der Sachbezug), die innerhalb eines bestimmten Freibetrags steuerfrei bleibt. Der Freibetrag liegt im Jahr 2023 bei 50 Euro.

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• Sachbezug: Das Mobilitätsbudget kann als Sachzuwendung abgerechnet werden. Hier gibt es eine Steuerfreigrenze von 50 Euro.
• Pauschalisierung: Bei Sachzuwendungen, die über 50 Euro hinausgehen, wird der gesamte Betrag mit einer Steuer von 30% pauschal abgerechnet (zzgl. Sozialversicherungsbeiträge).
• Als Gehaltszusatz: Gehaltsumwandlungen vom Barlohn zum Sachlohn sind in der Regel steuer- und sozialversicherungspflichtig. Es lohnt sich daher das Mobilitätsbudget als Benefit über den Sachbezug zusätzlich zum vertraglich vereinbarten Gehalt zu gewähren.
• Steuerfreiheit ÖPNV: Fahrten mit dem ÖPNV sind steuerfrei. Unternehmen können Jobtickets, das neue Deutschlandticket oder einen ÖPNV-Zuschuss zusätzlich zum Gehalt und Mobilitätsbudget anbieten.
• Steuerfreiheit Fahrrad: Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden zusätzlich zum Gehalt und Mobilitätsbudget ein Dienstfahrrad kostenlos oder vergünstigt überlassen. Die Überlassung eines Fahrrads ist kein geldwerter Vorteil und damit lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

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Die Frage, ob ein Mobilitätsbudget als Sachzuwendung betrachtet wird oder andere steuerliche Vergünstigungen in Anspruch nehmen kann, hängt von der Abrechnungsmethode ab. Grundsätzlich haben sich drei verschiedene Mobilitätsbudget-Lösungen etabliert.

• Variante 1 (Rechnungseinreichung) und Variante 2 (Mobilitätsbudget-App): In der Regel kann ein Mobilitätsbudget hier nicht als Sachzuwendung behandelt werden. Dies liegt daran, dass nachträgliche Kostenerstattungen gemäß § 8 Abs. 1 Satz 2 EStG als Barlohn gelten und somit steuerpflichtig sind. Es gibt jedoch Ausnahmen gemäß § 3 Nr. 15 EStG:

• Nutzt man öffentliche Verkehrsmittel (ÖPNV), sind Fahrten – egal ob beruflich oder privat – steuer- und sozialabgabenfrei. Ziel ist die Förderung umweltfreundlicher Verkehrsmittel.
• Nutzt man Fernverkehrszüge oder Fernbusse für den Transfer zwischen Wohnort und Arbeitsplatz oder erster Tätigkeitsstätte, sind solche Fahrten ebenfalls steuer- und sozialabgabenfrei. Andere Mobilitätsangebote, wie Sharing-Dienste, sind von dieser Regelung ausgeschlossen.

• Variante 3 (Prepaid-Karten): Gemäß § 8 Abs. 1 Satz 3 EStG werden Prepaid-Karten bzw. Guthabenkarten als Sachzuwendung betrachtet und können innerhalb der festgelegten Freibeträge an Mitarbeitende abgegeben werden. Es gelten jedoch spezifische Kriterien gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 10 Zahlungsdienstaufsichtsgesetz (ZAG), die erfüllt sein müssen. Wichtig ist, dass der Steuerfreibetrag nur für vordefinierte Waren oder Dienstleistungen gilt, die einem begrenzten Netzwerk oder spezifischen steuerlichen Zwecken dienen, beispielsweise für die persönliche Mobilität.
• Überschreitung des Freibetrags: Wenn Zuwendungen den Freibetrag übersteigen, greift gemäß § 37b EStG eine pauschale Versteuerung von 30 Prozent, sofern die Zuwendungen im Geschäftsjahr nicht 10.000 Euro überschreiten.

Die steuerliche Behandlung hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Art der Mobilitätsform, die Abrechnungsmethode und die individuellen Freibeträge. Eine sorgfältige Prüfung sowie gegebenenfalls Rücksprache mit Steuerexperten ist unerlässlich, um die optimale steuerliche Lösung zu finden.

Beachte außerdem, dass die steuerlichen Regelungen nur gelten, wenn das Mobilitätsbudget zusätzlich zum regulären Gehalt gewährt wird. Eine Verrechnung mit dem bestehenden Arbeitslohn führt in der Regel zu einer steuer- und sozialabgabenpflichtigen Gehaltsumwandlung.

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1. Firmenwagenbesteuerung: Dieses Programm ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeitenden Firmenfahrzeuge zur Verfügung zu stellen. Die Besteuerung erfolgt auf Grundlage des geldwerten Vorteils, den die Mitarbeitenden aus der Nutzung des Fahrzeugs ziehen. Dieses Programm eignet sich gut, wenn das Unternehmen eine Flotte von Firmenfahrzeugen besitzt oder wenn individuelle Mitarbeitende hohe Fahrleistungen haben.
2. Dienstwagen-Privatnutzung: Hierbei können Mitarbeitende den Dienstwagen auch für private Zwecke nutzen, was als geldwerter Vorteil versteuert wird. Dieses Programm bietet Mitarbeitenden Flexibilität und kann attraktiv sein, wenn der Dienstwagen sowohl für berufliche als auch für private Zwecke genutzt wird.
3. Jobticket und ÖPNV-Zuschüsse: Unternehmen können ihren Mitarbeitenden Zuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel oder Jobtickets gewähren. Dies fördert umweltfreundliche Mobilität und kann finanziell vorteilhaft sein, insbesondere in städtischen Gebieten mit guter Verkehrsinfrastruktur. 
4. Fahrrad-Leasing: Dieses Programm ermöglicht Mitarbeitenden, Fahrräder über den Arbeitgeber zu leasen und den geldwerten Vorteil zu versteuern. Alle weiteren notwendigen Informationen zum Fahrrad-Leasing findest du hier.

Die Auswahl des besten Steuermodells für dein Unternehmen erfordert eine gründliche Analyse. Unsere Mobilitätsexpert:innen können dich auf dem Weg zum Mobilitätsbudget begleiten und stehen dir bei Fragen und Unklarheiten gerne zur Seite, um dem Mobilitätsbudget in deinem Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen. 

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Um mehr Informationen zur steuerlichen Behandlung des Mobilitätsbudgets und anderer Mobilitätsleistungen zu erhalten, empfehlen wir dir folgende Quellen zu nutzen:

• Bundesministerium der Finanzen (BMF): Die offizielle Website des BMF bietet Informationen zu den steuerlichen Regelungen und Vorschriften in Deutschland. Du kannst nach Publikationen, Gesetzen und Verordnungen suchen, die sich auf Mitarbeitervergütung, Sachbezüge und Mobilitätsbudgets beziehen. Beispielsweise findest du dort die rechtlichen Grundlagen zum Sachbezug.
• Bundeszentralamt für Steuern (BZSt): Das BZSt ist eine wichtige Anlaufstelle für Informationen zur Besteuerung und bietet Informationen zu steuerlichen Themen, darunter Mitarbeitervergütung und Sachbezüge.

Relevante rechtliche Grundlagen zum Mobilitätsbudget und der Versteuerung sind hier aufgelistet:

• Abgrenzung Geldleistung und Sachbezug: BMF-Schreiben vom 15.03.2022‍
• 50 Euro Sachbezug: § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG‍
• Freigrenze 50 Euro Sachbezug: § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG & R 8.1 Abs. 3 LStR‍
• Steuerliche Behandlung von Sachbezügen: § 8 Abs. 1 EStG‍
• Gutscheinausgabe: R 38.2 Abs. 3 Satz 1 LStR

Bitte beachte, dass steuerliche Regelungen und Vorschriften sich ändern können, daher ist es wichtig, auf aktuelle und vertrauenswürdige Quellen zuzugreifen.

Wende dich bei Fragen zu Steuern und Abrechnung gerne an unsere Mobilitätsexperten und -expertinnen! Vereinbare jetzt einen Kennenlerntermin, bei dem wir dir ausführlich erklären, wie das Mobilitätsbudget funktioniert, welches Steuermodell für dein Unternehmen ideal ist und wie ein Mobilitätsbudget dein Unternehmen weiterbringt.

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Weitere Ressourcen

Öko-Institut e.V. (Hrsg.) (2022): Sechs Thesen zum Mobilitätsbudget: Leitplanken für eine nachhaltigere Unternehmensmobilität. https://www.oeko.de/fileadmin/oekodoc/compan-e_Thesen_Mobilitaetsbudget.pdf

(Abrufdatum: 25.08.2023)

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Leine, Jörg (2023):  Steuerfreie Extras vom Chef, in: Finanztip. https://www.finanztip.de/steuerfreie-sachzuwendungen

(Abrufdatum: 25.08.2023)

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Bundesministerium der Justiz (o. J.). Einkommensteuergesetz (EStG) § 3, Nummer 15. https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__3.html

(Abrufdatum: 30.08.2023)

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Bundesministerium der Justiz (o. J.). Einkommensteuergesetz (EStG) § 8 Einnahmen. https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__8.html

(Abrufdatum: 30.08.2023)

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Bundesministerium der Justiz (o. J.). Einkommensteuergesetz (EStG) § 40 Pauschalierung der Lohnsteuer in besonderen Fällen. https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__40.html

(Abrufdatum: 30.08.2023)

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NWB Verlag (o. J.). BMF v. 15.08.2019 – IV C 5 – S 2342/19/10007 :001 BStBl 2019 I S. 875; Steuerbefreiung nach § 3 Nummer 15 EStG. Schreiben des BMF unter https://datenbank.nwb.de/Dokument/806050/

(Abrufdatum: 30.08.2023)

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